Ablauf und Durchführung des 360-Grad-Feedbacks: 4 Tipps für mehr Nutzen

Sie möchten ein 360-Grad-Feedback in Ihrem Unternehmen durchführen? Dass ein solches Vorhaben gut geplant sein will, steht außer Frage. Doch was gibt es zu bedenken, wenn es ganz konkret um die unmittelbare Vorbereitung und Durchführung Ihres 360-Grad-Feedback geht? Wir geben Ihnen praktische Tipps und Empfehlungen, damit Ihr 360-Grad-Feedback optimal abläuft und größtmöglichen Nutzen stiftet.

Im Teil 1 unserer Reihe zu Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Führungsfeedback befassten wir uns mit der generellen Planung eines 360-Grad-Feedbacks im Unternehmen. Wir beantworteten in diesem Beitrag Fragen wie: Welche Ziele definiert man und was erwartet man von einem 360-Grad-Feedback? Auf welchen Ebenen braucht es interne Kommunikation? Und wen sollte man in der Planung des Prozesses mit einbinden?

Tipps für die Durchführung Ihres 360-Grad-Feedbacks

In diesem Teil möchten wir hingegen die unmittelbare Vorbereitungs- und Durchführungsphase beleuchten und Ihnen Tipps und Empfehlungen rund um die Themen Fragebogengestaltung, Datenschutz und Durchführungsprozess eines 360-Grad-Feedbacks geben.

1. Tipp: Achten Sie auf Vertraulichkeit

In jeder innerbetrieblichen Befragung – egal ob Mitarbeiterbefragung oder 360-Grad-Feedback – müssen Menschen darauf vertrauen können, dass ihre Meinung und Einschätzung über einen Sachverhalt anonym abgegeben werden kann. Fehlt dieses Vertrauen, hat das eine unmittelbare Auswirkung auf die konkrete Beteiligung und niedrige Rücklaufquoten, sowie die Offenheit und Aussagekraft der abgegebenen Äußerungen. Schriftlich fixierte Mindestauswertungsgrenzen helfen beispielsweise die Anonymität zu gewährleisten und Datenschutzvereinbarungen mit etwaigen externen Dienstleistern ergänzen das Maßnahmenset.

Die Basis für das Vertrauen in die Befragung schaffen Sie durch entsprechend klare Kommunikation. Insofern sollten Sie die folgende Frage beantworten können: WER bekommt WELCHE Daten und Informationen in WELCHER Form?

Vor der Durchführung muss Klarheit darüber bestehen, was mit den erhobenen Daten passiert. Das betrifft einerseits die Grundsatzentscheidung, ob das 360-Grad-Feedback eher Entwicklungszwecken, oder eher Bewertungszwecken dienen soll. Wirklich trennbar sind beide Zwecke allerdings nicht, doch die Schwerpunktsetzung und die offene Kommunikation dieser, sind weitere Erfolgsfaktoren jedes Führungsfeedbacks.

Egal welcher Zweck im Vordergrund steht, die Ausrichtung sollte nicht schleichend im Zuge des weiteren Prozesses verändert werden. Gerade in Entwicklungsprozessen werden die Ergebnisse stark als „Eigentum“ der Führungskraft betrachtet, die diese darin unterstützt, selbsttätig nächste Entwicklungsschritte zu gehen. Nach diesem Ansatz werden Ergebnisberichte NUR den Feedbackempfängern selbst zugänglich gemacht. Die Daten gehören eher dem Individuum.

Dient das 360-Grad-Feedback eher einem Bewertungszweck (oft mit Performance-Management-Gedanken), dann erfordert das die Zugänglichkeit der Ergebnisse auch für Personalabteilungen, was oft eine dauerhafte Speicherung in Personaldatenbanken einschließt. Die Daten gehören eher dem Unternehmen und weniger dem Individuum.

Beide Zugänge haben ihre Vor- und Nachteile, umso wichtiger ist die klare und offene Kommunikation über die Ausrichtung Ihres 360-Grad-Feedbacks.

2. Tipp: Achten Sie auf Stärken und Lernfelder gleichermaßen

Ein 360-Grad-Feedback sollte nicht nur Entwicklungsfelder einer Führungskraft aufzeigen. Im Sinne von „Positive Leadership“ braucht ein Führungsfeedback auch ganz bewusst Stärkefelder. Wir sind es von klein auf gewohnt, dass Fehler ein größeres Gewicht haben, als richtiges Verhalten. Wir teilen negative Erlebnisse um ein Vielfaches öfter, als positive und betrachten die Welt durch eine Art „Fehler-Filter“. Oder kennen Sie einen Lehrer/Lehrerin, die richtige Lösungen im Test grün markiert?

Ein 360-Grad-Feedback sollte daher ganz bewusst auch Stärkefelder eines Feedback-Empfängers betrachten und diese rückmelden. Der Fragebogen soll nicht defizitorientiert vorgehen, sondern bewusst stärkenorientiert. Dies fördert einerseits die Akzeptanz der Feedbackergebnisse und schafft andererseits motivierende Erfolgserlebnisse. Mit dem gezielten Blick auf Stärken können andere Themen und Bereiche gegebenenfalls ausgeglichen oder kompensiert werden. Was wäre Ihnen lieber – ein Streben nach Mittelmaß oder zur Perfektion gereifte Stärken?

3. Tipp: Planen Sie in der Durchführung einen „Piloten“ mit ein

Man kennt es aus der Serienwelt. Der Pilotfilm, oder kurz Pilot genannt, soll Fernsehserien optimal einführen und dem Publikum einen Eindruck von Handlung und Aussehen der Serie vermitteln. Ähnlich verhält es sich mit einem Piloten für ein 360-Grad-Feedback. Ein solches wirkt auf den ersten Blick ja sehr simpel. Es ist ja „nur“ eine Befragung. Doch wo es bei einer Mitarbeiterbefragung um Feedback an die Organisation geht, geht es in Führungsfeedbacks um viel persönlichere Rückmeldungen zum Führungsverhalten von spezifischen Personen. Die Effekte sind unterschiedlich:

  • Es ist persönlicher für die Feedback-Empfänger und entsprechend ist auch der Umgang mit persönlichem Feedback ein zu berücksichtigendes Element.
  • Für die Feedback-Geber gewinnt die Vertraulichkeit der abgegebenen Antworten an Bedeutung und verzerrende Einflüsse in der Bewertung werden möglich.

Ein 360-Grad-Feedback ist ganz klar ein personalentwicklerisches Instrument, hat aber immer auch eine Komponente der Organisationsentwicklung. Stichwort Feedbackkultur – eine bestehende positive Feedbackkultur im Unternehmen ist daher mit ein Erfolgsfaktor eines 360-Grad-Feedbacks. Umgekehrt ist es schon schwieriger, mit einem Führungsfeedback eine positive Feedbackkultur im Unternehmen zu „erzeugen“. Für manche Unternehmen stellt die Einführung eines 360-Grad-Feedbacks daher fast eine „Kulturrevolution“ dar – und genau so muss man dies auch betrachten.

Planen Sie den Einführungsprozess sorgfältig und kalkulieren Sie eine Gewöhnungsphase an das neue Tool mit ein. Die Planung eines Piloten, bzw. die kaskadische Umsetzung eines derartigen Projektes in Ihrer Organisation, ist daher absolut empfehlenswert.

4. Tipp:  Sorgen Sie für Effizienz in der Durchführung

Unterschätzen Sie die Komplexität eines 360-Grad-Feedbacks nicht. Eine flächendeckende Ausrollung stellt Personalabteilungen regelmäßig vor einige Herausforderungen. Und da sprechen wir noch gar nicht von internationalen, multilingualen Projekten, die den Komplexitätsgrad gleich vervielfachen. Zwei neuralgische Stationen im Prozess sind

Die Nominierungsphase

Ein zentraler Prozessschritt ist die Nominierung der Feedback-Geber, die der jeweiligen Führungskraft auch verlässlich Feedback geben können. Besonders vorteilhaft hat sich hier eine Kombination aus Selbstnominierung und vordefinierten Strukturen bzw. Freigabe der Selbstnominierungen durch die jeweils nächsthöheren Vorgesetzten, herausgestellt. Moderne Feedback-Applikationen können diesen Prozess web-basiert unterstützen – hin und her geschickte Excel-Tabellen gehören wirklich der Vergangenheit an.

Die Berichtslegung

Nach der Befragung kann auch im Zuge der Berichtslegung an einer Effizienz-Schraube gedreht werden. Moderne Applikationen helfen auch hier die Berichte zeitnah zu produzieren und zu verteilen, bzw. über entsprechende Rechtesysteme zugänglich und downloadbar zu machen. Berichte stehen dadurch oft schon am Tag nach der Befragung zur Verfügung.

Nach der Berichtslegung ist vor dem Follow-up, wenn man so möchte:

  • Was passiert mit den Ergebnissen?
  • Lässt man sie Ergebnisse sein und liegen sie brach, oder lässt man Daten auch Taten folgen?
  • Wie liest man die Ergebnisse richtig?
  • Wie unterstützt man Führungskräfte optimal im Umgang mit den Ergebnissen?

Mit der Berichtslegung ist ein erfolgreiches Führungsfeedback noch nicht zu Ende.

Neben diesen 4 Tipps, speziell zum Thema 360-Grad-Feedback Durchführung, haben wir noch eine Reihe weiterer Tipps und Empfehlungen aus unserer Praxis für die erfolgreiche Implementierung und Aufarbeitung eines Führungsfeedbacks in Ihrer Organisation. Mehr über die Do’s und Don’ts zum Thema 360-Grad-Feedback haben wir Ihnen in unserem kostenfreien eBOOK: Erfolgsfaktoren beim 360-Grad-Feedback zusammengefasst.

 

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