Wann und wie oft sollte eine Mitarbeiterbefragung stattfinden?

Mitarbeiterbefragung – wann und wie oft durchführen? Mitarbeiterbefragungen sind etablierte Instrumente, um Meinungen und Perspektiven der Belegschaft abzufragen und darauf aufbauend Maßnahmen zur Umsetzung zu gestalten. Genauso weit verbreitet wie die Befragung selbst ist die Frage danach, in welchen Zeitintervallen man eine Mitarbeiterbefragung eigentlich abhalten sollte. Wir haben praxisrelevante Ratschläge und Tipps für Sie!

Um ein vollständiges Bild zu zeichnen und eine möglichst detaillierte Antwort auf die Frage, wann und wie oft man Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befragen sollte, zu geben, beleuchten wir im Folgenden drei Perspektiven:

1. Die empirische Perspektive
2. Die symbolische bzw. funktionale Perspektive
3. Die pragmatische Perspektive.

Vor- und Nachteile werden abgewogen, sodass der Planung Ihres nächsten Befragungsprozesses nichts mehr im Weg steht und Sie entscheiden können, wann und wie oft Sie zukünftig in Ihrem Unternehmen befragen sollten!

1. Wann und wie oft befragen? Die empirische Antwort

Branchenstudien zeigen, dass die meisten Unternehmen ein 1- bis 2-jähriges Intervall für die Durchführung Ihrer Mitarbeiterbefragung wählen. Die Kienbaum-Studie zu Trends bei Mitarbeiterbefragungen geht davon aus, dass zusammengerechnet rund 2/3 aller Unternehmen in diesem Intervall liegen.

2. Wann und wie oft befragen? Die symbolische bzw. funktionale Antwort

Das Durchführungsintervall ist eine der grundlegendsten Designentscheidungen einer Mitarbeiterbefragung. Diese Wahl bestimmt dabei sowohl symbolische Botschaften als auch funktionale Möglichkeiten. Wir haben für Sie zusammengefasst, wann und wie oft Sie Ihre Mitarbeiterbefragung funktional durchführen könnten:

Befragungsintervall von 3 Jahren

Diese Befragungen haben eine Audit-Funktion mit „Querschnittscharakter“. Drei Jahre sind für Unternehmen in der heutigen Wirtschaftswelt eine sehr lange Zeit. Zwischen den einzelnen Befragungen hat sich wahrscheinlich viel ereignet. Es kann schwerfallen, mit einer erneuten Mitarbeiterumfrage an frühere Befragungsergebnisse anzuschließen. Die Vergleichbarkeit ist daher aufgrund des organisationalen Wandels beschränkt. Die Mitarbeiterbefragung gleicht eher einem Großereignis, welches jedes Mal langwierig geplant und dann erst durchgeführt wird. Der Messaspekt steht deutlich im Vordergrund. Das kann (direkt oder indirekt) folgende Botschaft an Mitarbeitende senden: „Wir fragen nur 3x im Jahrzehnt nach, wie es unserer Belegschaft geht.“

Befragungsintervall von 2 Jahren

Mit einem solchen Befragungsintervall schließen viele Unternehmen einen langfristig angelegten Lernzyklus ab. Die Anknüpfbarkeit an Vorbefragungen ist meist noch gegeben. Eine Folgebefragung folgt zu einem Zeitpunkt, der unmittelbare Relevanz besitzt. Als Führungskraft sollte man einen solchen Vorteil nicht ignorieren oder „auf die lange Bank schieben“. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten zudem das Signal, dass die Erfolgsmessung in absehbarer Zeit erfolgt. Der Charakter einer solchen Befragung geht in die Richtung eines periodischen Lerninstrumentes. Zusätzlich können auch langfristige Maßnahmen in einem 2-Jahresintervall erfasst werden.

Befragungsintervall von 1 Jahr

Befragungen, die jedes Jahr durchgeführt werden, kommen einem Monitoring mit Längsschnittcharakter immer näher. Sie werden zum „Regelinstrument“, welches jährlich meist unaufgeregt stattfindet. Der Kreislauf aus Erhebung – Auswertung – Folgeaktion ist damit dicht gesetzt. Der Messaspekt tritt in den Hintergrund, der Entwicklungsaspekt wird betont. Oft werden Befragungen dann zusätzlich mit anderen Regelinstrumenten verknüpft und fließen in jährliche Kennzahlen oder den unternehmensweiten Planungsprozess ein. Findet die Mitarbeiterbefragung mal nicht statt – fällt auf, dass etwas fehlt.

Befragungsintervall von unter 1 Jahr

Mitarbeiterbefragungen, die noch kürzer getaktet sind und mehrmals im Jahr stattfinden, haben einen anderen Charakter. Man kann diese eher als einordnen und sie erfüllen – noch dazu meist als reine Online-Befragung – enger gesetzte Messzyklen. Mit bestimmten Vor- und Nachteilen. Hier steht entweder die permanente Messung von Kennzahlen oder die themenspezifische Befragung bestimmter Zielgruppen im Fokus. Die Befragung wird so besonders stark in Regelprozesse integriert. Sie verliert aber teilweise auch an Bedeutung für die übergreifende Organisationsentwicklung, da auch ein „Wir-wollten-es-aus-Neugier-wissen“-Effekt eintreten kann. Man befragt also eher inflationär.

3. Wann und wie oft befragen? Die pragmatische Antwort

Pragmatisch gedacht: Die Befragungsgeschwindigkeit darf die eigene Umsetzungsgeschwindigkeit niemals überholen. Unternehmen müssen bereits in der Planung das Follow-Up mitdenken und berücksichtigen. Daher richtet sich die Frage, wann und wie oft man eine Mitarbeiterbefragung durchführt, auch sehr stark nach Unternehmensgröße, Unternehmenskultur, organisationaler Geschwindigkeit und ähnlichen Faktoren. So kann ein mittelständisches Unternehmen mit voller Online-Anbindung beispielsweise recht schnell und einfach befragen – eine enge Taktung bei 100.000+ Mitarbeitenden in 20 Ländern ist hingegen eher schwierig und langwieriger. Hier müssen gegebenenfalls übergreifende Großbefragungen mit lokalen Zwischenbefragungen kombiniert werden.

Aus unserer Sicht sollte eine Mitarbeiterbefragung immer das Ziel der Dialog- und Lernkultur verfolgen. Eine Mitarbeiterbefragung ist schließlich ein kontinuierlicher organisationaler Lernprozess. Ein Lernkreislauf aus Messung – Planung – Umsetzung – Evaluierung. Und dazu gehört auch, wiederholt zu befragen – am besten noch bevor die vorangegangenen Messungen und Aktionen in Vergessenheit geraten sind!