10 Tipps für Ihre Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen zählen zu den Standardinstrumenten der Personalarbeit. Studien gehen davon aus, dass 8 von 10 Großunternehmen in regelmäßigen Abständen Mitarbeiterbefragungen durchführen – verpflichtende Evaluierungen psychischer Belastungen nicht eingerechnet. In der Praxis ist jedoch erkennbar: Nicht jede Mitarbeiterbefragung verläuft optimal. Wir geben 10 Tipps, die Ihrer Mitarbeiterbefragung zum Erfolg verhelfen!

Unter einer Mitarbeiterbefragung versteht man meist eine unternehmensweite, schriftliche Befragung der gesamten Belegschaft, die von der Geschäftsführung initiiert wird. Die strategischen Ziele hinter einer solchen Befragung können sehr unterschiedlich sein, lassen sich jedoch häufig unter den Schlüsselthemen „Mitarbeiterengagement“, „Arbeitgeberattraktivität“ oder „kontinuierlicher Verbesserung der Arbeitsumgebung“ und „Unternehmenskulturentwicklung“ subsumieren.

Egal ob als jährliche unternehmensweite Befragung oder als unterjähriges kompaktes „Stimmungsbarometer“ bzw. „Pulse Survey“ – unsere Tipps können den Erfolg Ihrer Mitarbeiterbefragung nachhaltig steigern.

Tipp 1: Definieren Sie Ihre Ziele

Eine Mitarbeiterbefragung sollte kein „zielloses Hineinhören“ in das Unternehmen darstellen. Sie sollte sich vorab an bestimmten Messzielen, Evaluationszielen, Kommunikationszielen und Veränderungszielen ausrichten.

Nur wenn diese Ziele auch vorliegen, können das gesamte Projektkonzept sowie die Durchführung der Mitarbeiterbefragung daran ausgerichtet werden. Und so simpel wie das klingen mag: Häufig werden Befragungsprojekte diesem Erfolgsfaktor nicht oder nur unzureichend gerecht.

Tipp 2: Machen Sie Betroffene zu Beteiligten

Eine Mitarbeiterbefragung sollte als Projekt mitsamt seinen Zielen von unterschiedlichen Personengruppen des Unternehmens getragen werden. Investieren Sie also genügend Zeit und eröffnen Sie (Diskussions-)Raum, um diese Trägerschaft herzustellen. Binden Sie dabei auch Kritikerinnen und Kritiker der Mitarbeiterbefragung ein, um die Möglichkeit für Austausch zu schaffen.

Tipp 3: Hängen Sie Ihre Befragung an die große Glocke

Wenn es um Tipps für eine Mitarbeiterbefragung geht, darf der Aspekt der Kommunikation nicht fehlen. Jede betriebliche Initiative benötigt eine planvolle interne Kommunikation, die sich an den klassischen W-Fragen orientieren kann:

• Warum / Wozu findet die Befragung statt? Welche Ziele verfolgt das Projekt?
• Wann wird die Befragung durchgeführt?
• Wer wird befragt?
• Wer erhält die Ergebnisse?
• Wie wird befragt?
• Wie wird ausgewertet?

Die Bedeutung von Kommunikation darf im Hinblick auf Befragungsprojekte nicht unterschätzt werden. Neben operativen Unsicherheiten kann fehlende Kommunikation vor allem zu Unsicherheiten und Bedenken gegenüber der Befragung sowie der Anonymität führen.

Tipp 4: Achten Sie auf Freiwilligkeit und Anonymität

Jede innerbetriebliche Befragung baut auf dem Grundgedanken auf, dass Menschen ihre Meinung und Einschätzung über arbeitsbezogene Sachverhalte abgeben sollen. Dies hat zwei wesentliche Voraussetzungen: Freiwilligkeit und Anonymität. Wir raten Ihnen daher dazu, dem Thema Datenschutz und Anonymität ein besonderes Augenmerk zu schenken.

Tipp 5: Minimieren Sie soziodemographische Inhalte

Wir empfehlen, sich in Bezug auf Soziodemographika am Kriterium der „Zweckmäßigkeit“ zu orientieren und diese somit sparsam sowie zweckgebunden zu erheben. Es sollten nur jene Kriterien erhoben werden, die für das eigene Unternehmen und die Ziele der Mitarbeiterbefragung relevant sind. Nach mehr als 11 Jahren der Erfahrung mit Mitarbeiterbefragungen sagen wir es sehr direkt: Verzichten Sie im Zweifelsfall darauf! Erhöhen Sie die Detailtiefe langsam und mit wachsendem Vertrauen der Belegschaft in Befragungsprojekte.

Tipp 6: Betrachten Sie die Befragung als Kommunikationsinstrument

Eine Befragung ist ein Erhebungsinstrument und sollte daher auch methodisch korrekt durchgeführt werden und dem aktuellen Stand der sozialwissenschaftlichen Erhebungstechnik entsprechen. Hier ein paar Tipps, die es bei der Fragebogenkonstruktion einer Mitarbeiterbefragung zu beachten gilt:

1. Verwenden Sie neutrale Fragestellungen, die nicht suggestiv sind
2. Nutzen Sie klar formulierte Fragen, die eindeutig und nicht mehrdeutig sind
3. Wählen Sie disjunkte Antwortmöglichkeiten, die eine eindeutige Zuordnung zulassen
4. Stellen Sie Fragen, die in der Aufarbeitung handlungsleitend sind und zudem nicht pauschalisieren
5. Integrieren Sie Fragen und Fragenbatterien, die validiert sind

Bedenken Sie in Ihrer Mitarbeiterbefragung, dass der Fragebogen auch ein Kommunikationsinstrument ist. Die Themen, die Sie aufnehmen oder weglassen, geben Ihren Mitarbeitenden Auskunft über die Prioritätensetzungen der Projektleitung.

Tipp 7: Entwerfen Sie einen passenden Zeitplan

Mit diesem Tipp für Ihre Mitarbeiterbefragung wollen wir vor allem drei Aspekte aufgreifen:

1. Wählen Sie einen Zeitraum für die Befragung, der günstig für eine Beteiligung der Mitarbeitenden ist. Vermeiden Sie Haupt-Urlaubszeiten und Haupt-Belastungszeiten Ihrer Organisation oder seien Sie sich zumindest der „Nebenwirkungen“ bewusst.
2. Wählen Sie für die Dauer der Befragung mindestens 14 Tage – abhängig von Mitarbeiterstrukturen und Arbeitszeitmodellen gegebenenfalls sogar mehr.
3. Achten Sie darauf, dass möglichst rasch nach der Befragung ein erstes Blitzlicht vorliegt. Dass eine qualitätsvolle Auswertung Zeit braucht, ist klar, aber fordern Sie Ihre externen Dienstleister, sodass an diesem Punkt bereits ein erster Einblick gegeben werden kann.

Tipp 8: Erheben Sie das, was Sie wirklich auswerten wollen

Schon bei der Fragebogenkonstruktion müssen die Verwertungs- und Verwendungszusammenhänge der Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragung mitbedacht werden. Hier gilt es, das Organigramm in einen Fragebogen zu übersetzen, Mindestauswertungsgrenzen zu berücksichtigen, Führungskräfte einzubeziehen und Zuordnungsoptionen aus Mitarbeitersicht zu prüfen. Gerade in komplexen Organisationen besteht in dieser Hinsicht der Hauptanteil des gesamten Planungsaufwandes für die Befragung. Es handelt sich jedoch um gut investierte Zeit, denn durch ein klares Erhebungskonzept haben Sie bereits Vorarbeit für die Auswertungsphase geleistet.

Tipp 9: Betonen Sie Stärkefelder Ihrer Organisation

Ganz im Sinne von „Positive Leadership“ und einer stärkenorientierten Vorgehensweise soll eine Mitarbeiterbefragung nicht nur Entwicklungsfelder oder gar „Schwäche-Felder“ in der Organisation aufzeigen, sondern ganz bewusst auch Stärkefelder hervorheben. Unser Tipp für Ihre Mitarbeiterbefragung ist daher: Nutzen Sie die Befragung, um darzustellen, worauf die Organisation stolz sein kann.

Tipp 10: Arbeiten Sie Ergebnisse dialogisch und sichtbar auf

Eine Mitarbeiterbefragung soll keine Kommunikation ersetzen, sondern Kommunikation auslösen. Um das zu gewährleisten, muss die Aufarbeitung Ihrer Befragung auf Themen, Ergebnisse, Organisationsstruktur und das Budget abgestimmt werden. Zu den Klassikern der potenziellen Aufarbeitungsmaßnahmen der Mitarbeiterbefragung zählen:

• Klassische Team-/ Maßnahmenworkshops
• Großgruppenveranstaltungen
• Interne „Learning Journeys“
• Expertengruppen
• Fokusgruppendiskussionen
• Virtuelle Formate, wie Online-Fokusgruppen oder Foren

Arbeiten Sie die Ergebnisse sichtbar auf. Verbinden Sie dabei Aktivitäten mit der Initiative der Mitarbeiterbefragung und betonen Sie damit ihre Wichtigkeit.

Unter Einhaltung dieser 10 praxisnahen Tipps werden Sie Ihre nächste Mitarbeiterbefragung zum Erfolg führen und die strategische Entwicklung Ihres Unternehmens nachhaltig vorantreiben. Informieren Sie sich, wie Ihre Mitarbeiterbefragung mit vieconsult aussehen könnte!