Tipps für Ihre erfolgreiche Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen zählen zu den Standardinstrumenten der Personalarbeit. Studien gehen davon aus, dass 8 von 10 Großunternehmen in regelmäßigen Abständen Mitarbeiterbefragungen durchführen – verpflichtende Evaluierungen psychischer Belastungen nicht eingerechnet.

Unter Mitarbeiterbefragungen versteht man üblicherweise unternehmensweite, schriftliche Befragungen der gesamten Belegschaft, die von der Geschäftsführung initiiert werden. Die strategischen Ziele können sehr unterschiedlich sein, lassen sich aber dennoch meist unter Schlüsselthemen wie Mitarbeiterengagement, Arbeitgeberattraktivität oder kontinuierlicher Verbesserung der Arbeitsumgebung bzw. Unternehmenskulturentwicklung subsummieren.

Egal ob als jährliche unternehmensweite Befragung organisiert oder als unterjähriges kompaktes „Stimmungsbarometer“ bzw. „Blitzlicht“ – für Mitarbeiterbefragungen lassen sich einige klare Empfehlungen zusammenstellen, die den Erfolg derartiger Initiativen steigern.

Tipp 1: Zielen Sie ausreichend

Eine Mitarbeiterbefragung sollte kein „zielloses Hineinhören“ in das Unternehmen sein, sondern sollte von Anfang an bestimmte Messziele, Evaluationsziele, Kommunikationsziele und Veränderungsziele definiert haben.

Nur wenn diese Ziele auch vorliegen, können das gesamte Projektkonzept und die Durchführung daran ausgerichtet werden. So simpel dies klingen mag, häufig werden Befragungsprojekte diesem ersten Erfolgsfaktor nicht oder nur unzureichend gerecht.

Tipp 2: Machen Sie Betroffene zu Beteiligten

Eine Mitarbeiterbefragung muss als Projekt mitsamt seinen Zielen in einem Unternehmen bestmöglich von unterschiedlichen Personengruppen getragen werden. Investieren Sie Zeit und eröffnen Sie (Diskussions-) Raum, um diese Trägerschaft herzustellen. Binden Sie dabei auch Kritiker des Prozesses aktiv mit ein, um Raum für die Kritik zu geben.

Tipp 3: Hängen Sie Ihre Befragung an die große Glocke

Jede betriebliche Initiative benötigt eine planvolle interne Kommunikation, die sich an den klassischen W-Fragen orientieren kann:

  • Warum/Wozu findet die Befragung statt? Welche Ziele verfolgt das Projekt?
  • Wann wird die Befragung durchgeführt?
  • Wer wird befragt? Und wer erhält die Ergebnisse?
  • Wie wird befragt? Wie wird ausgewertet?

Die Bedeutung von Kommunikation darf nicht unterschätzt werden. Neben operativen Unsicherheiten kann fehlende Kommunikation v.a. auch zu Unsicherheiten und Bedenken gegenüber der Befragung und der Anonymität führen.

Tipp 4: Aber sicher – anonym und freiwillig!

Jede innerbetriebliche Befragung baut auf dem Grundgedanken auf, dass Menschen Ihre Meinung und Einschätzung über arbeitsbezogene Sachverhalte abgeben sollen. Dies hat zwei wesentliche Voraussetzungen: Freiwilligkeit und Anonymität. Wir raten Ihnen daher dem Thema Datenschutz und Anonymität besonderes Augenmerk zu schenken.

Tipp 5: Soziodemographika – weniger ist mehr

Ich empfehle, sich hier am Kriterium der „Zweckmäßigkeit“ zu orientieren und Soziodemographika sparsam und zweckgebunden zu erheben. Nur jene Kriterien, die auch für das eigene Unternehmen und die Ziele der Mitarbeiterbefragung relevant sind, sollten daher erhoben werden. Nach mehr als 15 Jahren Mitarbeiterbefragung sage ich sehr direkt: Verzichten Sie im Zweifelsfall darauf! Erhöhen Sie die Detailtiefe langsam und mit wachsendem Vertrauen der Belegschaft in die Befragung.

Tipp 6: Ihre Befragung fragt nicht nur, sie spricht auch

Eine Befragung ist klarerweise ein Erhebungsinstrument und sollte daher auch methodisch korrekt sein und dem aktuellsten Stand der sozialwissenschaftlichen Erhebungstechnik entsprechen. Hier ein paar Aspekte, die es zu beachten gilt:

  • Neutrale Fragestellungen, die nicht suggestiv sind
  • Klar formulierte Fragen, die eindeutig und nicht mehrdeutig sind
  • Disjunkte Antwortmöglichkeiten, die eine eindeutige Zuordnung zulassen
  • Fragen, die in der Aufarbeitung handlungsleitend sind und nicht pauschalieren
  • Fragen und Fragenbatterien die validiert sind

Vergessen Sie jedoch nicht: Ein Fragebogen spricht auch zu den Mitarbeitern. Bedenken Sie in Ihrer Mitarbeiterbefragung, dass der Fragebogen auch ein Kommunikationsinstrument ist. Die Themen, die Sie aufnehmen oder weglassen geben Ihren Mitarbeitern Auskunft über die Prioritätensetzungen der Projektleitung.

Tipp 7: Zeit ist relativ – aber absolut wichtig!

Mit Zeit als Tipp für eine Mitarbeiterbefragung meinen wir v.a. drei Aspekte:

  1. Wählen Sie einen Zeitraum für die Befragung, der günstig für eine Beteiligung der Belegschaft ist. Vermeiden Sie Haupt-Urlaubszeiten und ggf. Haupt-Belastungszeiten Ihrer Organisation oder seien Sie sich zumindest der „Nebenwirkungen“ bewusst.
  2. Wählen Sie für die Dauer der Befragung zumindest 14 Tage, abhängig von Mitarbeiterstrukturen und Arbeitszeitmodellen ggf. sogar mehr.
  3. Achten Sie darauf, dass möglichst rasch nach der Befragung ein erstes Blitzlicht vorliegt. Dass eine qualitätsvolle Auswertung Zeit braucht ist klar, aber fordern Sie Ihren externen Dienstleister an diesem Punkt.

Tipp 8: Erheben Sie eindeutig, was Sie auch eindeutig auswerten wollen

Schon bei der Fragebogenkonstruktion müssen die Verwertungs- und Verwendungszusammenhänge der Ergebnisse mitbedacht werden. Es gilt, das Organigramm in einen Fragebogen zu übersetzen, Mindestauswertungsgrenzen zu berücksichtigen, Führungskräfte einzubeziehen und Zuordnungsoptionen aus Mitarbeitersicht zu prüfen. Gerade in komplexen Organisationen ist das ein Hauptteil des gesamten Planungsaufwandes. Aber es ist gut investierte Zeit, denn durch ein klares Erhebungskonzept haben Sie für die Auswertungsphase bereits Vorarbeiten geleistet.

Tipp 9: Achten Sie auch auf Stärkefelder, nicht nur auf Lernfelder

Ganz im Sinne von „Positive Leadership“ und einer stärkenorientierten Vorgehensweise soll eine Mitarbeiterbefragung nicht nur Entwicklungsfelder oder gar „Schwäche-Felder“ in der Organisation aufzeigen, sondern ganz bewusst auch Stärkefelder. Nutzen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung auch gezielt, um aufzuzeigen, worauf die Organisation stolz sein kann.

Tipp 10: Arbeiten Sie Ergebnisse dialogisch und sichtbar auf

Eine Mitarbeiterbefragung soll aus unserer Sicht keine Kommunikation ersetzen, sondern Kommunikation auslösen. Um das zu gewährleisten, muss die Aufarbeitung auf die Themen ihrer Befragung, die Ergebnisse, die Organisationsstruktur und auch das Budget der Befragung abgestimmt werden. Zu den Klassikern zählen u.a.:

  • Klassische Team- /Maßnahmenworkshops
  • Großgruppenveranstaltungen
  • Interne „Learning Journeys“
  • Expertengruppen
  • Fokusgruppendiskussionen
  • Virtuelle Formate, wie Online-Fokusgruppen oder Foren

Etwas ist dabei wichtig: Arbeiten Sie die Ergebnisse sichtbar auf. Verbinden Sie die Aktivitäten mit der Initiative der Mitarbeiterbefragung und betonen Sie damit deren Wichtigkeit.