Datenschutz ist Vertrauenssache!
Und das Vertrauen unserer Kunden ist unser wichtigstes Gut!
Daher sind der Schutz, Datenschutz und die DSGVO-konforme Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten für uns ein wichtiges Anliegen bei vieconsult. Für die Durchführung von Mitarbeiterumfragen gelten folgende Grundsätze:
1. Sicherheit der Befragung: Daten müssen gegen unbefugten Zugriff durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt sein.
2. Vertraulichkeit der Befragung: personenbezogene Daten dürfen niemand anderem, als im eigentlichen Zweck vorgesehen, zur Verfügung gestellt werden bzw. es muss verhindert werden, dass jemand anderer darauf Zugriff erhält.
3. Integrität der Befragung: Datensätze dürfen nicht fälschlicherweise verändert werden. Ihre Korrektheit muss gewährleistet werden.
4. Verfügbarkeit der Befragung: Die Systeme und Dienste müssen verfügbar bleiben. Sie dürfen nicht unwiederbringlich durch Systemabsturz oder Verlust eines Ordners verloren gehen.
Datenschutz ist Chefsache
Datenschutz ist ein Thema. Daten zu schützen eine Haltung!
Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, es nicht auf einem externen Expertenteam beruhen zu lassen, sondern uns intern vertieft zu qualifizieren. Als zertifizierter Datenschutzexperte der WKO ist Mag. Gerd Beidernikl neben seiner Rolle als Geschäftsführer bei vieconsult auch interner Experte für Datenschutzfragen. Er ist damit betraut, die täglichen Abläufe unserer Mitarbeiterumfragen aus dem Blickwinkel der DSGVO zu betrachten und laufend zu optimieren.
Gerne stehen wir Ihnen vor und während des gesamten Befragungsprozesses zur Verfügung und beantworten Ihre Fragen zum Datenschutz in unserem Unternehmen:
Mag. Gerd Beidernikl
privacy@vieconsult.at
100% hosted in Germany
vieconsult betreibt seine Server für Mitarbeiterbefragungen als Dedicated Server im Datencenter Falkenstein im Vogtland (Deutschland) der Hetzner Online GmbH (www.hetzner.com).
Das Unternehmen Hetzner Online GmbH gilt als Qualitätsanbieter und ist unter anderem nach DIN ISO/IEC 27001 zertifiziert. Die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt unter Erfüllung aller gängigen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.
Allgemeine Sicherheitsinformationen des Unternehmen Hetzner können Sie im Internet herunterladen. Fragen zu Datenschutz und Datensicherheit der Hetzner Online GmbH beantwortet gerne auch deren Datenschutzbeauftragter unter data-protection@hetzner.com.
Transparenz, Freiwilligkeit und Anonymität
vieconsult ist als Qualitätsdienstleister zu einer vertrauensvollen Abwicklung aller Mitarbeiterumfragen verpflichtet. Neben den angeführten, tlw. gesetzlich verpflichteten Maßnahmen zählt dazu für uns ergänzend:
Transparenz
- Unsere Umfragen selbst legen die Datenverwendung und die Auskunft über den Datenschutz an unterschiedlichsten Stellen allen Benutzern transparent offen (Menüpunkt: „Datenschutzerklärung“).
- Es werden nur jene Daten für Auswertungen genutzt, die im Fragebogen selbst von den befragten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen abgegeben wurden. Etwaige zusätzlich genutzte (Hintergrund-)Daten werden im Fragebogen der jeweiligen Umfrage transparent angeführt und angezeigt.
- Es wird auf Prinzipien der Freiwilligkeit und Anonymität in den Mitarbeiterbefragungen verwiesen. Vor der Abgabe offener Kommentare in der Umfrage werden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen darauf hingewiesen, diese sorgsam zu formulieren, da die Antworten 1:1 in den Ergebnisberichten dargestellt werden und jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin somit selbst Sorge für die eigene Anonymität tragen sollte.
Freiwilligkeit
- Die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung erfolgt freiwillig. An Anfang der Umfragen werden befragte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen darauf hingewiesen, dass sie alle Fragen freiwillig beantworten können.
- Befragte haben die Möglichkeit, die in den Umfragen bereits eingegebenen Antworten im Regelfall bis zum offiziellen Ende der Mitarbeiterbefragung selbst zu korrigieren oder zu löschen.
Anonymität
- Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen erfolgt entweder anonym, anonymisiert oder pseudoanonymisiert (im Sinne der DSGVO). Im letzteren Fall erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt nach dem Ende der Mitarbeiterbefragung eine permanente Anonymisierung der Ergebnisdaten.
- Die Ergebnisdarstellung nach einer Mitarbeiterbefragung erfolgt stets anonymisiert bzw. aggregiert nach Personengruppen oder Organisationseinheiten im Unternehmen.
- Eine Auswertung der Umfrage erfolgt nur dann, wenn die in der Datenschutzerklärung mit dem Kunden definierte Mindestauswertungsgrenze erreicht wurde (Datenschutz: primäre Geheimhaltung).
- Zusätzlich zu aufgrund der Mindestauswertungsgrenze ausgeblendeten bzw. nicht ausgewerteten Einheiten werden auch jene Einheiten ausgeblendet bzw. nicht ausgewertet, aufgrund derer durch eine Differenzbildung die ausgeblendete bzw. nicht ausgewertete Einheit ggf. herausrechenbar wäre (Datenschutz: sekundäre Geheimhaltung).
Darüber hinaus orientieren wir uns an allgemeinen Prinzipien wie bspw. der Zweckmäßigkeit der Datenerhebung. Dies bedeutet für uns, bspw. Soziodemographika (bspw. Alter, Geschlecht der Mitarbeit und Mitarbeiterinnen) nur im unbedingt notwendigen Ausmaß in den Umfragen zu erheben und, wenn überhaupt, soweit wie möglich vergröbert (bspw. Alter der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Alterskategorien statt in Jahren).