Vom Fragebogen bis zur handlungsorientierten Mitarbeiterbefragung

Eine wirklich gute Mitarbeiterbefragung zu konzipieren, heißt nicht nur, Fragen zu sammeln und diese in einem Fragebogen zusammenzustellen. Im folgenden Beitrag beleuchten wir daher die wichtigsten Aspekte der Fragebogen-Gestaltung, geben eine umfangreiche Einführung in die Konzeptionierung und zeigen, wie die Planung Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung gelingt.

Zunächst soll es um das Herzstück jeder Mitarbeiterbefragung gehen: den Fragebogen. Um einen Fragebogen zu entwickeln, der tatsächlich das misst, was er messen soll, gilt es viele Aspekte zu berücksichtigen. Sobald der Anlass der Mitarbeiterbefragung, die Wahl des Befragungstools und die Abstimmung der Zielgruppe geklärt sind, geht es ans Eingemachte. Was folgt, ist die Definition der Methodik, der Fragestellungen sowie der Fragebogenlänge und die Kommunikation des Vorhabens an die Mitarbeitenden.

Befragungsmethodik und Befragungslogistik richtig wählen

Habe ich meine Stichprobe im Blick? Eine Befragung lebt von der Methodik. Beachten Sie daher, dass die Befragungsmethodik auf die Zielgruppen abgestimmt ist. Sie sollte sich adäquat sowohl nach der Zugänglichkeit der Befragten als auch deren Erreichbarkeit (bspw. Schichtdienst, dezentrale Einheiten) richten. Wenn Sie auf die Bedarfe der Zielgruppe eingehen, erreicht Ihre Befragung automatisch auch mehr Menschen.

Ein Beispiel: Haben Mitarbeitende eventuell dieselbe IP-Adresse? Dann sollten Sie keine IP-Sperren einsetzen. Oder gibt es in Ihrem Unternehmen internetferne Abteilungen? Dann müsste Hardware zur Verfügung gestellt werden (z. B. ein iPad in der Fertigungshalle).

Der Fragebogen: Die „richtigen“ Fragen in einer Mitarbeiterbefragung

Die Art, wie Sie Fragen formulieren, bestimmt in hohem Maß auch, wie Antworten ausfallen. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, einen Fragebogen bewusst zu formulieren. Für die Formulierung des Fragebogens in einer Mitarbeiterbefragung gelten deshalb folgende Regeln:

1. Formulieren Sie eindeutige Fragen

Komplizierte Fragen oder doppelt verneinte Fragen sind prinzipiell zu vermeiden.

2. Stellen Sie neutrale Fragen

Suggestivfragen verfälschen Antworten und generieren keinen Mehrwert. Vermeiden Sie daher Fragestellungen, die die Befragten in eine Richtung lenken könnten.

3. Formulieren Sie konsistente Fragen

Fragen sollten nicht abwechselnd positiv und negativ formuliert werden.

4. Fragen Sie konkret

Eine Frage sollte – um handlungsleitende Antworten zu liefern – auch in der Fragenformulierung spezifisch und konkret sein. Oft liest man generische Umschreibungen, wie z. B. „Strategie des Unternehmens“, die mehr Ratlosigkeit als Nutzen generieren.

5. Fragen Sie einzelne Aspekte ab

In der Praxis stößt man leider immer wieder auf die Situation, dass Unternehmen versuchen, die Länge des Fragebogens zu reduzieren, indem mehrere Aspekte in einer Frage subsumiert werden. Dies sollten Sie jedoch vermeiden, um klare Antworten zu erhalten.

6. Bedenken Sie den „Cultural Bias“

Ein „Cultural Bias“ muss berücksichtigt werden – insbesondere dann, wenn man bereits existierende Items aus nicht-österreichisch/nicht-deutschen Skalen verwendet. Es besteht nämlich die Gefahr, dass Items von den Befragten nicht interpretiert werden können, da sie nur im jeweiligen Kulturkreis als eindeutig erscheinen. Beispielsweise würde man Mitarbeitende, die keine engen Freundschaften in ihrer Arbeit pflegen, in Österreich nicht automatisch als „nicht sozial eingebunden“ verstehen – in den USA hingegen wäre dies vielleicht der Fall.

Die wichtigsten Kriterien für den optimalen Fragebogen

Ein Mitarbeiterumfrage ist mehr als eine Fragensammlung. Behalten Sie die folgenden Kriterien bei der Konstruktion des Fragebogens Ihrer Mitarbeiterumfrage im Blick.

1. Fragebogenlänge

Befragungen sollten kompakt sein, eine angemessene Länge haben und nicht ausufern. Dies ist ein Garant dafür, dass es weniger Befragungsabbrüche gibt. Wir empfehlen Ihnen 45 bis 60 Fragen, die im Fragebogen klar und ansprechend strukturiert sind. Offene Fragen bzw. Kommentarfelder sollten Sie dabei in einem wohldosierten Ausmaß einsetzen. Geben Sie die Länge der Befragung zudem immer realistisch an!

2. Personenbezogene Daten

Oft umfasst der Fragebogen einer Mitarbeiterbefragung zu viele personenbezogene Daten. Die Realität zeigt: In den seltensten Fällen werden diese Informationen bearbeitet. Die Mitarbeitenden fühlen sich durch die Abfrage sogar teilweise de-anonymisiert, was sich negativ auf die Rücklaufquote auswirkt. Erfassen Sie daher nur jene Soziodemographika, die Sie auch wirklich nutzen wollen.

3. Datenschutz und Anonymität

Im Zuge einer anonymisierten Erhebung besteht ein gewisses Maß an Personenbezug. Über organisatorische Maßnahmen des Datenschutzes kann man jedoch sicherstellen, dass Rückschlüsse auf einzelne Personen nur unter erheblichem, unverhältnismäßig großem Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft möglich sind. Die Durchführung der Befragung kann auf diese Art aus Sicht des Datenschutzes der Betroffenen mit einer anonymen Erhebung gleichgesetzt werden.

4 Tipps für handlungsorientierte Mitarbeiterbefragungen

In Bezug auf die weitere Konzeption sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiterbefragung einen handlungsorientierenden Einfluss auf Ihre Mitarbeitenden hat. Beachten Sie die folgenden 4 Tipps, um den maximalen Nutzen Ihrer Mitarbeiterbefragung zu garantieren.

1. Meiden Sie komplexe Begriffe und Bezeichnungen

Vereinfachen Sie die Begrifflichkeiten in Ihrer Mitarbeiterbefragung, bis sie von allen Mitarbeitenden in der Organisation verstanden werden. Sparen Sie lieber an der Komplexität der Erhebung und investieren Sie die Mehrheit des Projektbudgets in die Aufarbeitung der Ergebnisse Ihrer Befragung.

2. Planen Sie einen Prozess statt eines Events

Achten Sie in Ihrer gesamten Kommunikation darauf, dass diese nicht zur Hochglanzkampagne verkommt. Lassen Sie keine Nationalrats-Wahlkampfstimmung in Ihrem Unternehmen aufkommen. Kommunizieren Sie daher mit Bedacht und Konsequenz.

3. Betonen Sie den Interventionscharakter einer Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen sollten in erster Linie nicht durchgeführt werden, um ein kollektives Stimmungsbild des Unternehmens zu zeichnen. Sie sollten Instrumente zur Verbesserung interner Probleme sein und im Sinne des organisationalen Lernens genutzt werden!

4. Gehen Sie kompetent und qualifiziert mit Befragungsergebnissen um

Häufig zielen Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen (direkt oder indirekt) auf Veränderungen in der Zusammenarbeit ab. Es geht dabei um Team- und Organisationsentwicklungsprozesse. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sich die handelnden Akteurinnen und Akteure – oftmals Führungskräfte – kompetent genug fühlen, um an diesen Themen zu arbeiten. Investieren Sie daher Aufmerksamkeit und Ressourcen in die Qualifizierung von Führungskräften sowie internen Expertinnen und Experten. Unterstützen Sie im Umgang mit den Ergebnissen.

Out of Box Thinking: Mitarbeiterumfrage neu denken

Damit Ihre Mitarbeiterbefragung zu einem Erfolgsprojekt wird und Sie klassische Fehlerquellen vermeiden, haben wir zudem 3 Tipps zusammengefasst, die bereits in der Konzeption, dafür sorgen, dass ideale Voraussetzungen für die Durchführung Ihrer Befragung entstehen:

1. Umgehen Sie klassische Hierarchien

Viele Befragungen nutzen klassische Informationskaskaden, in denen Ergebnisse top-down über die Hierarchie und gemäß dem Organigramm verbreitet sowie bearbeitet werden. Diese Kaskaden gilt es zu durchbrechen: Setzen Sie durchmischte Großgruppen ein, um in Formaten wie zum Beispiel dem „Infomarkt“ oder der „Open-Space-Methode“ abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu proben. Oder wie wäre es, wenn Mitarbeitende die Ergebnisse zeitlich vor ihren Führungskräften erhalten und sie bottom-up präsentieren würden?

2. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle

Verlassen Sie sich nicht auf eine einmalige E-Mail-Aussendung zum Befragungsstart, sondern kommunizieren Sie auf all jenen Kanälen, die Ihnen intern zur Verfügung stehen. Betrachten Sie die Befragung dabei nicht als einmaliges Event, sondern als Prozess.

3. Tun Sie Gutes und reden darüber

Beschreiben Sie nicht nur Fakten, sondern sprechen Sie Emotionen an, indem Sie Geschichten erzählen und echte Menschen zu Wort kommen lassen. Beziehen Sie dabei sowohl skeptische Perspektiven als auch motivierende Aufrufe zur Beteiligung ein. Die Authentizität zählt! Setzen Sie auf Storytelling ein und gehen Sie zum Beispiel darauf ein, wie mit den Ergebnissen umgegangen wird oder was aus den Ergebnissen entsteht. Betreiben Sie Ergebnismarketing mit Substanz und lassen Sie Menschen für sich sprechen.

Transparenz als Must-have jeder Mitarbeiterumfrage

Nicht zuletzt entscheidet auch die Transparenz über eine erfolgreiche Durchführung Ihrer Mitarbeiterbefragung. Warum?

Transparenz schafft Vertrauen

Die Rücklaufquote Ihrer Befragung hängt im Großteil auch davon ab, wie transparent Sie die Aufbereitung der Ergebnisse an Mitarbeitende vermitteln. Ganz klar: Die partizipative Einbindung von Mitarbeitenden erhöht die Beteiligung. Entsprechend entscheidet für die Ausfüllquote späterer Befragungswiederholungsjahre ist die Konsequenz in puncto Aufarbeitung.

Anonymität mindert Misstrauen

Durch eine klare Kommunikation in Bezug auf eine anonyme Auswertung wird Misstrauen beseitigt. Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden, dass die Identifikation von Einzelpersonen anhand kombinierbarer Merkmale durch spezifische Maßnahmen (wie z. B. die Aggregation der Daten pro Auswertungseinheit (Abteilungen) oder das Nutzen einer Mindestauswertungsgrenze) unmöglich ist.

Klare Kommunikation erhöht Rücklaufquote

Kommunizieren Sie ein klares Enddatum der Befragung und machen Sie es den Befragten so einfach wie möglich, den Fragebogen einzureichen. Bieten Sie (wenn nötig) alternative Rückgabemöglichkeiten, wie zum Beispiel „Urnensammlung“ oder „postalischen Einzelrückversand“ an.

Mitarbeiterbefragung: Die erfolgreiche Konzeption

Die Konzeption einer Mitarbeiterbefragung ist durchaus komplex. Achten Sie neben einem durchdachten Fragebogen und einer klaren Handlungsorientierung vor allem auf eine konsistente Kommunikation sowie Anonymität! Mit ein bisschen Übung funktioniert es fast wie von allein.

Denn ist man erst einmal mit den „Do’s and Dont’s“ der Mitarbeiterbefragung vertraut, steht der erfolgreichen Durchführung nichts mehr im Wege.

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