Rücklaufquoten in Mitarbeiterbefragungen steigern

Mitarbeiterbefragungen zählen zu den Standardinstrumenten der Personalarbeit. Studien gehen davon aus, dass 8 von 10 Großunternehmen in regelmäßigen Abständen Mitarbeiterbefragungen durchführen. Der Rücklauf fällt dabei sehr unterschiedlich aus: Von niedrigen 20% bis hohen 80%. Wir haben 11 effektive Tipps für Sie, mit denen Sie die Rücklaufquoten Ihrer Mitarbeiterbefragungen erhöhen!

Unter Mitarbeiterbefragungen versteht man üblicherweise unternehmensweite schriftliche Befragungen der gesamten Belegschaft, die von der Geschäftsführung initiiert werden. Die strategischen Ziele der Mitarbeiterbefragung können sehr unterschiedlich sein, lassen sich aber dennoch zumeist um Schlüsselthemen wie „Mitarbeiterengagement“, „Arbeitgeberattraktivität“ oder „kontinuierlicher Verbesserung der Arbeitsumgebung bzw. Unternehmenskulturentwicklung“ subsumieren. Eine hohe Rücklaufquote ist dabei kein Selbstzweck, wohl aber ein Indikator für Vertrauen und Interesse der Belegschaft für die Befragungsthemen. Und methodisch gesehen natürlich auch ein Garant für repräsentative Ergebnisinterpretationen.

11 Tipps für erhöhte Rücklaufquoten in Mitarbeiterbefragungen

Was können Unternehmen tun, um hohe Rücklaufquoten in Mitarbeiterbefragungen zu erzielen? Hier die wichtigsten Ansatzpunkte für Ihr Befragungsprojekt:

1. Holen Sie wichtige Stakeholder an Bord

Eine Mitarbeiterbefragung lebt davon, dass das Top-Management voll und ganz hinter ihr steht und auch persönlich für das Projekt eintritt. Je glaubwürdiger, desto besser. Die Belegschaftsvertretung dabei nicht nur zu informieren (was ohnehin gesetzliche Pflicht ist), sondern auch aktiv einzubinden, beeinflusst die Rücklaufquoten von Mitarbeiterbefragungen meist positiv.

2. Kommunizieren Sie Verwertungszusammenhänge

Die Kommunikation einer Mitarbeiterbefragung lebt davon, dass die Ziele und der Nutzen der Befragung nach außen getragen werden. Das „Wozu“ ist dabei wichtiger als das „Warum“, denn es erhöht das Interesse der Belegschaft und wirkt sich dementsprechend maßgeblich auf die Rücklaufquoten von Mitarbeiterbefragungen aus.

3. Stellen Sie die Erwartungen an Führungskräfte klar

Kommunizieren Sie schon vor der Befragung klar und deutlich, was nach der Befragung auf Führungskräfte zukommt. Mitarbeiterbefragungen umfassen fast immer einen Aufarbeitungsprozess der Ergebnisse. Wenn Führungskräfte ihre Rolle im Befragungsprozess frühzeitig erkennen, ist es umso wahrscheinlicher, dass sie die Mitarbeiterbefragung persönlich in ihren Teams promoten. Die Rücklaufquoten von Mitarbeiterbefragungen profitieren daher von der Vorbildwirkung der Führungskräfte.

4. Nutzen Sie umfassende Kommunikationsinstrumente

Vertrauen Sie nicht auf die einmalige E-Mail-Aussendung zum Befragungsstart, sondern vermitteln Sie die Kommunikation rund um Ihre Mitarbeiterbefragung auf allen Kanälen bzw. Instrumenten, die Ihnen intern zur Verfügung stehen. Betrachten Sie die Befragung dabei nicht als Event, sondern als Prozess! Kommunizieren Sie nicht nur Fakten, sondern erzählen Sie Geschichten und lassen Sie echte Menschen zu Wort kommen – damit sprechen Sie auch Emotionen an. Dabei darf Skepsis ebenso zu Wort kommen wie motivierende Aufrufe zur Beteiligung. Authentizität zählt!

5. Stellen Sie Vertraulichkeit sicher

Mitarbeiterbefragungen leben davon, freiwillig und anonym zu sein. Die Belegschaft davon zu überzeugen und die dafür getroffenen Vorkehrungen transparent darzustellen, sind Kernaufgaben der Kommunikationsarbeit. Externe Dienstleister übernehmen dabei eine wichtige Rolle als vertrauensstiftende sowie objektive Instanzen. Das Vertrauen der Belegschaft stärkt die Rücklaufquote Ihrer Befragung.

6. Konzipieren Sie kompakte und strukturierte Befragungen

Befragungen sollten immer eine angemessene Länge haben und nicht ausufern. Dies ist ein Garant dafür, dass es weniger Befragungsabbrüche gibt und sich die Rücklaufquoten Ihrer Mitarbeiterbefragungen erhöhen. Wir empfehlen beispielsweise 45 – 60 Fragen, die im Fragebogen klar und ansprechend strukturiert sind. Offene Fragen bzw. Kommentarfelder sollten Sie dabei wohldosiert einsetzen. Geben Sie die Länge der Befragung immer realistisch an!

7. Nutzen Sie nur wenige Soziodemographika

Viele Befragungen umfassen zu viele personenbezogene Daten. Die Realität zeigt: Nur in den seltensten Fällen wird mit solchen Informationen gearbeitet. Oft wirken Sie negativ auf die Rücklaufquote, da sich Mitarbeitende de-anonymisiert fühlen. Erfassen Sie also nur jene Soziodemographika, die Sie auch wirklich nutzen wollen.

8. Wählen Sie eine angemessene Befragungsmethodik und -logistik

Eine Befragung braucht eine auf die Zielgruppen abgestimmte Methodik. In die Wahl der Befragungsmethodik sollten Sie vor allem die Zugänglichkeit der Befragten und deren Erreichbarkeit (zum Beispiel: Schichtdienst, dezentrale Einheiten) einbeziehen. Eine Befragungslogistik, die auf die Bedarfe der Zielgruppen eingeht, wird auch mehr Menschen erreichen und sich somit automatisch auf die Rücklaufquoten Ihrer Befragungen auswirken.

9. Bereiten Sie Erinnerungs-E-Mails vor

Ein Befragungsprojekt benötigt nicht nur Vorankündigungen, sondern auch eine wohldosierte Begleitkommunikation. Dazu gehören automatisierte Erinnerungs-E-Mails und eine einfache Einsicht in Echtzeit-Rücklaufquoten. Diese können schon während der Laufzeit einer Online-Befragung kommuniziert und bei Bedarf gezielt nachgefasst werden.

10. Setzen Sie ein klares Enddatum und ermöglichen Sie eine einfache Rückgabe

Kommunizieren Sie ein klares Enddatum der Befragung und machen Sie es den Befragten so einfach wie möglich, den eigenen Fragebogen abzugeben. Das hat einen positiven Effekt auf die Rücklaufquoten von Mitarbeiterbefragungen. Eröffnen Sie – wo nötig – alternative Wege: Von der Urnensammlung über den postalischen Einzelrückversand.

11. Gestalten Sie die Ergebnisaufarbeitung konsequent und transparent

Rücklaufquoten von Mitarbeiterbefragungen hängen auch davon ab, wie Ergebnisse nach der Befragung bearbeitet werden. Und: Vor allem davon, wie transparent und glaubhaft sie an Mitarbeitende vermittelt werden. Dies erhöht die Beteiligungschance fundamental. Entsprechend entscheidet auch die Konsequenz des Aufarbeitungsprozesses über die Rücklaufquoten späterer Mitarbeiterbefragungen.

Rücklaufquote: Was ist mit Incentives?

Unsere Praxis zeigt: Incentives sind ein zweischneidiges Schwert. Sie sind vor allem im US-amerikanischen Raum nicht unüblich, widersprechen aus unserer Sicht aber dem organisationsentwicklerischen Gedanken, welchen wir bei strategischen Mitarbeiterbefragungen verfolgen. Wir wollen Mitarbeitende nicht mit Verlosungen oder Werbegeschenken locken, sondern intrinsisch vom Nutzen der Beteiligung überzeugen. Wir wollen Betroffene zu Beteiligten machen. Ein Wettbewerb unter Abteilungen um die höchsten Rücklaufquoten widerspricht dieser Perspektive.

So erhöhen Sie die Teilnahmebereitschaft Ihrer Befragung

Die Rücklaufquoten von Mitarbeiterbefragungen zu erhöhen ist mitunter komplex. Achten Sie vor allem auf die umfängliche Kommunikation Ihrer Befragung, garantieren Sie Vertraulichkeit und fokussieren Sie sich auf zielführende inhaltliche Gestaltung des Fragebogens, dann steht einer Erhöhung der Teilnahmebereitschaft nichts mehr im Wege!

Egal ob Engagement Survey, Stimmungsbarometer oder Evaluierung psychischer Belastungen nach dem ASchG – führen Sie Ihr Befragungsprojekt mit vieconsult zum Erfolg!