Mitarbeiterbefragungen – Pulse Surveys in der Praxis

Pulse Surveys können das klassische Personalentwicklungs-Instrument „Mitarbeiterbefragungen“ ergänzen. Als umfassende, oft im Jahresrythmus durchgeführte Erhebungen sind Mitarbeiterbefragungen altbekannt und werden seit über 25 Jahren breit eingesetzt. In letzter Zeit wird viel über Pulse-Surveys und Instant Feedback diskutiert. Hier lesen, Sie welche Arten es gibt.

Mitarbeiterbefragungen sind sicher keine neuen Instrumente im Methodenkoffer einer Personalabteilung. Seit über 25 Jahren haben diese sich in vielen (Groß-) Unternehmen zu Standardinstrumenten entwickelt. Durch gewisse Trends und Entwicklungen haben diese bestimmte Anpassungen oder neue Facetten erfahren. Bspw. widmen sich Mitarbeiterbefragungen im Rahmen des Qualitätsmanagements – wo diese fast flächendeckend gefordert oder zumindest empfohlen werden – anderen Themen als etwa die derzeit sehr breit geforderten Evaluierungen psychischer Belastungen nach dem ASchG.

Ähnliche Grundmethodik klassischer Befragungen

Gewisse methodische Grundprinzipien teilen aber fast alle dieser klassischen Befragungen:

  • Es sind meist schriftliche Befragungen – egal ob online oder als Papierbefragung
  • Sie finden in größeren Intervallen statt
  • Sie sind von der Geschäftsführung initiiert
  • Es sind meist Vollbefragungen aller Mitarbeiter
  • Fragebögen dauern oft zwischen 15 und 30 Minuten
  • Aus den Ergebnissen sollen Maßnahmen bzw. Aktionen abgeleitet werden, die dem Unternehmen helfen zu lernen und besser zu werden

Der Wunsch: Pipeline statt Tankschiff

Derartige Befragung sind in ihrer prinzipiellen Nutzenwirkung als klassische Instrumente sowohl belegt als auch wenig hinterfragt. Aber ein Vorwurf den man oft derartigen umfassenden Befragungsprojekten vorbringt ist, dass diese lang und aufwändig sind. Wenn Sie so wollen: Es handelt sich um das Tankschiff „HMS Employee Survey“. Die Planung dauert Wochen, die Auswertung auch, die Aufarbeitung sowieso. Man sehnt sich als Personalist nach kurzen und kompakten Erhebungsinstrumenten, sogenannten Pulse Surveys. MIt anderen Worten: Man wünscht sich eine Pipeline.

Pulse-Surveys in der Praxis

Pulse Surveys (auch wenn ich unter diesem Begriff nun absichtlich viel subsummiere) gibt es in verschiedensten Facetten. Dabei sind wohl 4 grundlegen Varianten zu unterscheiden:

1. Hardwaregestützte Befragungen

Bei uns zu Lande noch selten gesehen, gibt es v.a. in den USA inzwischen eine deutliche Anzahl an Anbietern die Feedback-Hardware anbieten. Ähnlich wie man es aus der Marktforschung schon kennt, oder von den Toiletten am Flughafen: Über ein Hardware-Panel werden Antworten von Mitarbeitern erfasst. Bspw. beim amerikanischen Anbieter celpax.com bekommt man die Frage „How was your day?“ gestellt und kann entlang von 11 Symbolen eine Antwort geben. Die Ergebnisse erscheinen als Live-Statistik beim Management.

2. Permanente Feedback-Plattformen

Eine andere Ausprägung findet sich bei Anbietern von Online-Feedbackplattformen, in denen die Mitarbeiter eines Unternehmens als dauerhafte Benutzer hinterlegt sind und in kurzen Intervallen Feedback geben. Der Gedanke ist es dabei häufig zu befragen aber wenige Fragen zu stellen. Teilweise dezidiert mit dem Hinweis, dass ein Algorithmus auswählt welche Frage welchem Mitarbeiter gestellt wird, um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten. Als Beispiele können dafür teamecho.at oder teambay.com oder honestly.de oder peakon.com dienen. Sehr häufig wird das Feedbackgeben dabei auch mit Forums-artigen Austauschmöglichkeiten kombiniert.

3. Peer-to-Peer Feeback Lösungen

Während die bisherigen Beispiele per se aggregiertes Feedback für Organisationen und Teams einholen, fokussieren sich andere Online-Anbieter auf mehr personenzentrierte Verfahren. Bspw. impraise.com will eine permanente Feedbackmöglichkeit zwischen Kollegen eines Unternehmens schaffen. Ich kann – bspw. nach einem Meeting – Feedback des Publikums einholen und diese – so wie man Kontakte bei Xing einlädt – direkt um persönliches Feedback bitten.

4. (Semi-) Automatisierte Kurzbefragungen

Während alle bisherigen Lösungen per se „beraterlos“ auskommen und sich Unternehmen ausschließlich eine Feedbacklösung kaufen die installiert wird und permanent zur Verfügung steht, gibt es aus meiner Sicht noch eine vierte Variante: Kurze, unterjährige Befragungen, die aber immer noch von externen Beratern durchgeführt werden. Der Prozess der Befragung wird zwar schneller und unmittelbarer, aber bei weitem nicht mit dem Ziel tägliches oder wöchentliches Feedback einzuholen. Das Ziel ist es anlassbezogenes Feedback zu erheben aber dieses schnell und unmittelbar zu bearbeiten. Als Anbieter können hier neben technischen Marktführern wie questback.com auch viele Beratungsunternehmen gelten. Auch wir von vieconsult.at sind neben klassischen Mitarbeiterbefragung selbst im Bereich Pulse-Surveys tätig.

Wer die Wahl hat hat die Qual

Was zu welchem Unternehmen passt bleibt natürlich jedem Unternehmen selbst überlassen. Ich kann Ihnen aber sagen warum ich mich mit meinem Unternehmen aktiv entschieden habe im 4. und letzten Teilbereich tätig zu sein. Weil Befragungen für mich Instrumente der Organisationsentwicklung sind, und keine reinen Messinstrumente.

  • Die Messgeschwindigkeit darf nicht die Reaktionsgeschwindigkeit des Unternehmens übersteigen. Ein tägliches Dashboard klingt verlockend, wenn aber nicht täglich Zeit und Aufmerksamkeit besteht zu reagieren ist dies ggf. sogar kontraproduktiv.
  • Die wenigsten Befragungen scheitern an der technischen Umsetzung, sehr viele aber an der Zeit, der Aufmerksamkeit und der Kompetenz mit den Ergebnissen zu arbeiten. Noch schnelleres Messen führt nicht unbedingt zu besserer Bearbeitbarkeit und schon gar nicht höherer Akzeptanz durch die Akteure.
  • Die meisten dieser Online-Lösungen setzen auf reines Online-Feedback. Auch in einer modernen, vernetzten Welt gibt es viele Offline-Arbeitsplätze. Auch diese gilt es zu berücksichtigen.
  • In vielen Unternehmen besteht selbst bei einer klassischen Mitarbeiterbefragung Skepsis bzgl. der Anonymität und des Datenschutzes. Geschweige denn von Online-Lösungen die mir permanent nach einem unbekannten Algorithmus Fragen stellen, die zu meiner Situation passen. Auch so mancher Betriebsrat fällt mir ein der bei solchen Ideen schnell mit „technischen Überwachungsmaßnahmen“ argumentieren könnte. Auch wenn der Datenschutz technisch argumentiert werden kann.

Ich halte viele derartige Tools für höchst innovativ, sehr spannend und zukunftsweisend. Gleichzeitig halte ich diese (noch) nicht in den meisten Unternehmen für einsetzbar. Es handelt sich aus meiner Sicht um sehr praktikable Lösungen für junge Unternehmen, IT-lastige Unternehmen, PC-angebundene Unternehmen mit einer schon entsprechenden etablierten Unternehmenskultur. Denn Technik erzeugt nicht automatisch eine offene Unternehmenskultur, diese kann aber von einer entsprechenden Unternehmenskultur positiv genutzt werden!

Gesucht: Umsetzungskompetenz

Ich sehe in der Praxis viele Unternehmen daran scheitern die eigenen Scheuklappen abzulegen, den Mut aufzubringen Neues zu erproben, die Konsequenz vermissen gute Ideen auch konsequent umzusetzen, die Fähigkeiten ermangeln partizipativ Dinge zu erarbeiten und die Kreativität im Alltag nur schwer finden out-of-the-box Lösungen auf schon längst bekannte Probleme zu suchen. Betroffene zu Beteiligten zu machen ist ein altbekannter Satz. Befragungen sind ein Teil diesen Satz Realität werden zu lassen, aber alleine noch kein Garant dafür, dass es auch funktioniert.

Entsprechend widme ich mich beruflich der Aufgabe Unternehmen dabei zu unterstützen aus dem Feedback, das sie erhalten, auch etwas Sinnstiftendes abzuleiten und Lösungen Realität werden zu lassen. Wenn Sie so wollen: Ich strebe danach Daten auch Taten folgen zu lassen.