Arten und Anbieter vom Pulse Survey

Unter einem Pulse Survey versteht man eine Facette der Mitarbeiterbefragung, welche sich durch kurze zeitliche Intervalle und eine kompakte Erhebungsmethode auszeichnet. Während sich die klassische Mitarbeiterbefragung in den letzten Jahren als umfassendes, im Jahresrhythmus durchgeführtes Standardinstrument etabliert hat, ist der Diskurs zum Pulse Survey oder zum so genannten Stimmungsbarometer noch sehr neu. Wir wollen deshalb erklären, was es mit dem Pulse Survey auf sich hat, Ihnen die Unterschiede zur klassischen Befragung aufzeigen und vor Augen führen, auf welche Arten Sie einen Pulse Survey in Ihrem Unternehmen durchführen können.

Mitarbeiterbefragungen haben sich seit über 25 Jahren in vielen (Groß-)Unternehmen zum Standardinstrument der Unternehmenskultur entwickelt. In den letzten Jahren haben diverse Trends und Entwicklungen für wichtige Anpassungen und/oder neue Facetten des Mitarbeiter-Feedbacks gesorgt. So widmet sich zum Beispiel die Mitarbeiterbefragung im Rahmen des Qualitätsmanagements – wo diese meist flächendeckend gefordert oder zumindest empfohlen werden – anderen Themen als etwa die derzeit sehr breit geforderte Evaluierung psychischer Belastungen nach dem ASchG.

Eine ähnliche Grundmethodik beim Mitarbeiter-Feedback

Folgende methodische Grundprinzipien teilen jedoch zumeist alle Arten der Mitarbeiterbefragung (auch die Pulsbefragung bzw. der Pulse Survey):

• Es geht überwiegend um schriftliche Umfragen – egal ob online oder paper-pencil.
• Befragungen finden in größeren zeitlichen Intervallen statt.
• Das Mitarbeiter-Feedback wird von der Geschäftsführung oder vom HR-Management initiiert.
• Es handelt sich meist um Vollbefragungen aller Mitarbeitenden.
• Das Ausfüllen der Fragebögen dauert gemeinhin zwischen 15 und 30 Minuten.
• Aus den Ergebnissen der Befragung werden Maßnahmen bzw. Aktionen abgeleitet, die dem Unternehmen dabei helfen zu lernen und sich weiterzuentwickeln.

Der Wunsch: Pipeline statt Tankschiff

Klassische Befragungen sind in ihrer prinzipiellen Nutzenwirkung als Standardinstrumente sowohl anerkannt als auch wenig hinterfragt. Ein Kritikpunkt, welcher dennoch häufig bei umfassenden Befragungsprojekten zur Sprache kommt, ist, dass sie zu zeitintensiv und aufwendig sind. Anders gesagt: Es handelt sich um das Tankschiff „HMS Employee (Engagement) Survey“. Die Planung solcher Befragungsprojekte dauert Wochen, genauso wie die Auswertung und die folgende Aufarbeitung. Als HR-Managerin und -Manager sehnt man sich oft nach kurzen und kompakten Erhebungsinstrumenten. Mit anderen Worten: Man wünscht sich eher eine Pipeline als das große Tankschiff. Die Lösung bringt der Pulse Survey, der oft auch als Pulsbefragung, Puls Check oder Stimmungsbarometer genannt wird.

Pulsbefragung in der Praxis

Kurze und kompakte Möglichkeiten der Pulse-Survey-Befragung gibt es in den verschiedensten Facetten. Dabei werden 4 grundlegende Varianten des Pulse Surveys zu unterscheiden:

1. Hardwaregestützter Pulse Survey

Bei uns zu Lande noch selten gesehen, gibt es aber vor allem in den USA inzwischen eine deutliche Anzahl von Dienstleistern, die Feedback-Hardware anbieten. Ähnlich wie man es bereits aus der Marktforschung oder von Toiletten am Flughafen kennt: Über ein Hardware-Panel werden Antworten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfasst. So bekommt man zum Beispiel bei dem amerikanischen Anbieter celpax.com die Frage „How was your day?“ gestellt und kann entlang von 11 Symbolen eine Antwort geben. Die Ergebnisse des Pulse Surveys erscheinen als Live-Statistik direkt beim Management.

2. Permanente Feedback-Plattform

Eine andere Ausprägung findet sich bei Anbietern von Online-Feedbackplattformen, auf denen die Mitarbeitenden eines Unternehmens als dauerhafte Benutzerinnen und Benutzer hinterlegt werden und in kurzen Intervallen Feedback geben können. Der Gedanke dabei ist die Mitarbeitenden besonders häufig zu befragen, dabei aber wenige Fragen zu stellen – teilweise dezidiert mit dem Hinweis, dass ein Algorithmus auswählt, welche Fragen welchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gestellt werden, um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten. Sehr häufig wird das Mitarbeiter-Feedback mit Foren-artigen Austauschmöglichkeiten kombiniert. Als Beispiele für permanente Feedback-Plattformen können Services wie Teamecho, Teambay, Honestly oder Peakon dienen.

3. Peer-to-Peer Feedback-Lösung

Während die bisherigen Beispiele per se aggregiertes Mitarbeiter-Feedback für Organisationen und Teams einholen, fokussieren sich andere Online-Anbieter stärker auf personenzentrierte Verfahren. Impraise will beispielsweise eine permanente Feedbackmöglichkeit zwischen Kolleginnen und Kollegen eines Unternehmens schaffen. So kann man zum Beispiel direkt nach einem Vortrag, Webinar oder Meeting persönliches Feedback der Mitarbeitenden oder des Publikums einholen.

4. (Semi-)Automatisierter Pulse Survey

Die ersten drei Varianten des Pulse Surveys stellen eine „beraterlose“ Feedback-Lösung dar, die nach einem Kauf installiert und permanent genutzt werden soll. Bei der vierten Variante, der Semi-Automatisierten Pulsbefragung, wird hingegen der Befragungsprozess von externen Expertinnen und Experten unterstützt. Es handelt sich um eine unterjährige Kurzbefragung, die je nach Auftrag zum Teil oder gänzlich von externen Beraterinnen oder Beratern durchgeführt wird. Der Prozess der Mitarbeiterbefragung wird in diesem Fall zwar schneller und unmittelbarer, ist aber bei Weitem nicht mit dem Ziel versehen, tägliches oder wöchentliches Feedback von Mitarbeitenden einzuholen. Das Befragungsziel lautet stattdessen: Anlassbezogenes Mitarbeiter-Feedback zu erheben und dieses schnell und unmittelbar zu bearbeiten. Neben technischen Marktführern wie Questback können hier auch viele Beratungsunternehmen als Anbieter gelten. Auch wir von vieconsult bieten neben klassischen Mitarbeiterbefragungen den (Semi-)Automatisierte Pulse Survey unseren Kundinnen und Kunden an.

Pulse Survey bei vieconsult

Da Befragungen effektvolle Mittel der Organisationsentwicklung und keine reinen Messinstrumente sind, haben wir uns bei vieconsult aktiv entschieden, unseren Kundinnen und Kunden die vierte und letzte Art der Pulsbefragung anzubieten.

Für einen Semi-Automatisierten Pulse Survey sprechen aus unserer Sicht einige gute Gründe:

• Die Messgeschwindigkeit darf die Reaktionsgeschwindigkeit des Unternehmens nicht übersteigen. Ein tägliches Dashboard klingt im ersten Moment verlockend, wenn aber nicht täglich Zeit und Aufmerksamkeit zur Verfügung stehen, um zu reagieren, kann sich das häufige Mitarbeiter-Feedback gegebenenfalls sogar kontraproduktiv auswirken.
• Die wenigsten Mitarbeiterbefragungen scheitern an der technischen Umsetzung – sehr viele aber an zu wenig Zeit oder Aufmerksamkeit oder an der unzureichenden Kompetenz abschließend mit den Ergebnissen umzugehen. Schnelleres Messen führt nicht unbedingt zu besserer Umsetzbarkeit seitens des HR-Managements und schon gar nicht zu höherer Akzeptanz durch Akteurinnen und Akteure.
• Die meisten Online-Lösungen setzen auf reines Online-Feedback. Trotz einer modernen, vernetzten Welt gibt es aber viele Offline-Arbeitsplätze. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abseits der Bürogesellschaften und digitalen Interfaces gilt es zu berücksichtigen.
• In vielen Unternehmen besteht selbst bei einer klassischen Mitarbeiterbefragung Skepsis bezogen auf Anonymität und Datenschutz. Von einer Online-Lösung, die Fragen permanent auf Basis eines unbekannten Algorithmus stellt, ganz zu schweigen. Es gibt so manchen Betriebsrat, der hinter solchen Ideen schnell „technische Überwachungsmaßnahmen“ vermutet, obwohl der gewährleistete Datenschutz technisch gegeben ist.

Aus unserer Sicht sind viele Feedback-Tools zwar höchst innovativ, sehr spannend und zukunftsweisend, dennoch denken wir, dass diese in den meisten Unternehmen (noch) nicht alle Mitarbeitende erreichen. Es handelt sich um praktikable Lösungen vor allem für junge, IT-lastige- oder PC-gebundene Unternehmen mit einer entsprechend etablierten Unternehmenskultur. Technik erzeugt nicht automatisch eine offene Unternehmenskultur, obwohl sie von einer entsprechenden profitieren kann!

Umsetzungskompetenz und Maßnahmen inklusive

„Betroffene zu Beteiligten machen“ das ist eine altbekannte Aufforderung. Mitarbeiterbefragungen sind ein Teil dessen, was es braucht, um diesen Satz in die Realität umzusetzen. Dennoch sind sie allein noch kein Garant dafür, dass dies auch funktioniert.

Wir sehen, dass viele Unternehmen und Teams in der Praxis daran scheitern,

• ihre Scheuklappen abzulegen.
• genügend Mut aufzubringen, um Neues auszuprobieren.
• Konsequenz walten zu lassen, um gute Ideen auch umzusetzen.
• Fähigkeiten zu nutzen, um Aspekte partizipativ zu erarbeiten.
• Kreativität im Alltag zu etablieren und Out-of-the-box-Lösungen für schon längst bekannte Probleme zu finden.

Entsprechend widmen wir uns bei vieconsult der Aufgabe, Unternehmen und Teams dabei zu unterstützen, aus Mitarbeiter-Feedback sinnstiftende Maßnahmen abzuleiten und aus theoretischen Lösungen Realität werden zu lassen. Oder anders gesagt: Wir streben danach, Daten auch Taten folgen zu lassen.