So integrieren Sie Agilität in Ihre Mitarbeiterbefragung

Über wenige Begriffe wird in der modernen Personalarbeit so breit diskutiert wie über die „Agilität“. Man spricht davon, dass Führungskräfte agiler führen sollten, dass agiles Projektmanagement zeitgemäß ist und die Agilität ganzer Organisationsstrukturen zunehmen sollte. Und in der Organisationsentwicklung? Wir erklären, wie Sie agile Prinzipien in Ihre nächste Mitarbeiterbefragung integrieren können.

Der Begriff „Agilität“ ist in aller Munde – nicht nur bei Führungskräften, sondern auch in den Personalabteilungen. Und so bekommt man häufig den Eindruck, dass alles und jeder in der Personalarbeit „agiler“ wird. Wir möchten deshalb diskutieren, wie man ein klassisches Instrument wie die Mitarbeiterbefragung mit Agilität verbinden kann und welche Vorteile daraus entstehen können.

Agilität bei der Planung einer Mitarbeiterbefragung

Der Ausgangspunkt für eine agile Befragung liegt in der Anwendung von agilen Planungs- und Steuerungsprozessen. Wenn man eine klassische Mitarbeiterbefragung als Projekt oder Prozess betrachtet, dann kann man auch hier unterschiedliche Planungsmethoden ausmachen, die mehr Agilität erlauben. Die klassische „Wasserfallplanung“ hat bei Mitarbeiterbefragungen nämlich weitestgehend ausgedient. Neue Methoden und Methodenbestandteile können dabei helfen, flexibel auf unterschiedliche Herausforderungen zu reagieren.

Dies kann einerseits die interne Arbeit des Projektteams betreffen und zu agileren Zugängen der Planung führen – beispielsweise durch Kanban Boards oder Planning Poker. Im Ergebnis ergeben sich diesbezüglich verbesserte Visualisierungen von Arbeitsabläufen oder offenere Interaktionsprozesse.

Andererseits können diese Methoden auch weitere Personengruppen in den Planungsprozess einer Mitarbeiterbefragung miteinbeziehen und Elemente wie zum Beispiel das Design Thinking in die Konzeptentwicklung von Fragebögen oder Berichtsinstrumenten integrieren.

Agilität im Fragebogen

Das Thema „Agilität“ bringt uns zudem dazu, bestehende Fragebogeninstrumente offen und kritisch zu hinterfragen. Viele Fragebögen haben ein eher klassisches Bild von hierarchischer Führung. Aber passt dieses Bild auch zu Abteilungen, die agil arbeiten? Passt es zur Selbstorganisation und Eigenverantwortung? Fragen, die man stellen und mit Kundinnen und Kunden anlassbezogen klären sollte.

In Bezug auf eine Mitarbeiterbefragung beeinflusst die Agilität des Unternehmens früher oder später auch die Inhalte und die methodischen Konzepte. Es reicht dabei nicht nur den Begriff „Führungskraft“ durch Bezeichnungen wie „Product Owner“ oder „Scrum Master“ zu ersetzen. Wir meinen damit global zu überdenken, ob klassische Fragestellungen wie: „Erhalten Sie Lob und Anerkennung von Ihrer direkten Führungskraft?“ noch zielführend sind. Oder ob es nicht eher darum geht, kollegiale Wertschätzung im Team zu erhalten und selbst anderen gegenüber Wertschätzung zu leben – und das hierarchiefrei.

Agile Mitarbeiterbefragung – die Befragung selbst

Oft liest man, dass die klassische Mitarbeiterbefragung, die alle X Jahre in einem Unternehmen durchgeführt wird, ausstirbt. So wie es einst den Dinosauriern erging. Der Trend gehe eher zu Instant-Feedback-Systemen und Stimmungsbarometern, die marketingtechnisch geschult „Echtzeit-Statistiken“ versprechen. Und teilweise sogar tagesaktuelle Prognosen (aufbauend auf täglichen Stimmungsfragen) über die Kündigungswahrscheinlichkeit einer Abteilung geben können.

Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung sehen wir diese Entwicklungen pragmatisch. Die klassische Mitarbeiterbefragung als „großes Blutbild“ wird auch in der Zukunft ihre Berechtigung beibehalten. Sie wird jedoch durch Instrumente der Pulse-Survey und der anlassbezogenen Kurzbefragung ergänzt. Diese Entwicklung sorgt sowohl für eine höhere Flexibilität in der Themenauswahl als auch für stärkere Individualisierungsmöglichkeiten für einzelne Organisationseinheiten und Führungskräfte. Zeit- und Durchführungsintervalle brechen auf. Und das ist von Vorteil, denn Mitarbeiterbefragungen stehen unter Zugzwang, lange Planungs-, Durchführungs- und Auswertungsphasen massiv zu verkürzen sowie moderne Technologien zu nutzen, um schneller und anlassbezogener zu werden.

Aber: Technologisierte Feedbacktools allein machen noch keine positive Feedbackkultur. Permanent zu messen, bedeutet nicht adäquat und zeitnah zu reagieren. Und die Möglichkeit, alles und jeden jederzeit befragen zu können, kann auch zu inflationärem Befragungsdilettantismus führen. Ganz zu schweigen von Datenschutzthemen. Diese werden in europäischen Unternehmen zum Glück etwas umfassender betrachtet als bei so manchem US-amerikanischen Befragungsdienstleister.

Agilität in der Aufarbeitung einer Mitarbeiterbefragung

Zu guter Letzt ist Agilität auch eine Frage des Aufarbeitungsprozesses. Steht hinter dem Follow-up einer Mitarbeiterbefragung ein Wasserfallplan, der einem strikten top-down Ansatz folgt? Oder nutzt man im Unternehmen agile Planungs- und Workshopmethoden?

Wir geben Ihnen ein simples Beispielszenario vor, welches den Aufarbeitungsprozess ihrer Mitarbeiterbefragung mit Agilität verknüpft:

1. Identifizieren Sie in einem interaktiven Workshop mit allen Mitarbeitenden die Kernthemen. Die Mitarbeitenden sollten dabei jeweils eigenverantwortlich in kleinen Gruppen arbeiten.
2. Jedes Thema erhält einen „Survey Backlog“, in dem Fragen, Ergebnisse und offene Kommentare zusammengefasst werden können, die weitere Bearbeitung benötigen.
3. Definieren Sie einen „Topic Owner“, der die Rolle des „Product Owners“ im Scrum-Denken übernimmt. Dies kann zum Beispiel eine besonders erfahrene Person sein.
4. Die dem Thema zugeordneten Mitarbeitenden haben die Aufgabe, in 3-5 iterativen Sprints von je 14 Tagen an einem Thema zu arbeiten und jeweils ein „auslieferbares Produkt“ zu entwickeln, das in der Organisation getestet werden kann. Das Team wählt dabei selbst aus, was es aus dem Backlog in den jeweiligen Sprint übernimmt.
5. Jedes Thema wird innerhalb von 2-3 Monaten in iterativen Schleifen vorangetrieben.

Diese Herangehensweise ist vor allem in den Bereichen zielführend, in denen auf dezentraler Ebene an mitarbeiternahen Themen gearbeitet wird.

Nutzen Sie die Potenziale der agilen Befragungsprozesse

Agilität ist mit Sicherheit ein Buzzword, das in aller Munde ist. Aber es macht dennoch Sinn, ein klassisches Instrument wie die Mitarbeiterbefragung mit Agilität zu verbinden und jeweilige Potenziale für das gesamte Unternehmen zu nutzen.