Die wichtigsten Gründe und Schritte für eine Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen sind in vielen Unternehmen zu jährlichen Regelinstrumente geworden. Die Gründe, warum man Mitarbeiterbefragungen durchführen sollte, sind zahllos und geben einen Vorgeschmack darauf, welche Vorteile durch Befragungsprojekte entstehen können. Eines gilt dabei immer: Sehen Sie die Gründe für eine Mitarbeiterbefragung im ganzheitlichen Zusammenhang und betten Sie diese in den Gesamtprozess ein. Warum? Diese und viele weitere Frage beantworten wir Ihnen!

Mitarbeiterbefragungen zählen zu den Standardinstrumenten der Personalarbeit. Studien (u.a. Frieg, P. & Hossiep, R., 2018) zeigen auf, dass 8 von 10 Unternehmen in regelmäßigen Abständen Mitarbeiterbefragungen durchführen – in Unternehmen mit Qualitätsmanagementsystemen sogar noch flächendeckender. Dennoch begegnen viele Ihnen oft mit Skepsis. Die Gründe dafür können vielfältig sein – haben ihre Wurzeln aber überwiegend im Projektdesign. Wir erklären Ihnen, warum diese Skepsis unbegründet ist und was Sie besser machen können.

Gute Gründe für eine Mitarbeiterbefragung

Es gibt verschiedene Gründe, die dafürsprechen, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Diese können durch das Projektdesign entweder betont oder in den Hintergrund gerückt werden. Die Top 5 (einander ergänzende) Gründe für Mitarbeiterbefragungen sind:

1. Messbarkeit des IST-Zustandes

Meinungen und Einschätzungen werden in Kennzahlen und Ziffern abgebildet und somit messbar gemacht.

2. Evaluation zentraler Aspekte

Durch die Ergebnisse werden bestimmte Aspekte bewertet und evaluiert. Und die Ergebnisse werden zudem in Relation zu Bezugsgrößen gesetzt (Vorjahreswerte, Benchmarks, Erwartungshaltungen).

3. Kommunikation als Folgemaßnahme

Die Auswahl der Themen und Fragestellungen kommunizieren Schwerpunkte, manchmal sogar Werthaltungen der Unternehmensleitung. Die Befragung selbst ist ein Kommunikationsinstrument an die Belegschaft.

4. Partizipation der Mitarbeitenden

Man holt die Meinung von Mitarbeitenden ab. Diese Einzelmeinungen machen ein kollektives Stimmungsbild sichtbar und damit lässt sich weiterarbeiten.

5. Intervention bringt Wandel

Die Mitarbeiterbefragung soll zu einer Verbesserung von bestimmten Problemen, zu organisationalem Lernen und zu einer kontinuierlichen Weiterentwicklung beitragen. Sie wird damit zum Instrument der Organisationsentwicklung.

Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität, Dynamik und die Gründe für eine Mitarbeiterbefragung und handeln nach dem Motto: „Wir schicken einfach mal einen Fragebogen raus und schauen, was passiert!“ Man behandelt interne Befragungen wie Marktforschungsprojekte, als ob man anonyme Passantinnen und Passanten in der Fußgängerzone befragt. Der Messzweck und die Ableitung von Kennzahlen übernehmen die Oberhand für das Management.

Diese Schritte machen Ihre Mitarbeiterbefragung zu einem Erfolgsprojekt

Heutzutage sollte in Bezug auf die Gründe einer Mitarbeiterbefragung aus unserer Sicht die Interventionsfunktion im Vordergrund stehen. Mitarbeiterbefragungen können erst dann zu echten Erfolgsprojekten werden, wenn Unternehmen die Befragung selbst als Intervention begreifen. Und somit nicht nur jene Aktionen fokussieren, die auf eine Mitarbeiterbefragung folgen. Eine Mitarbeiterbefragung ist aus unserer Sicht ein Schwungrad, das kontinuierliche Verbesserungsprozesse auslösen und zudem am Laufen halten kann. Um die Gründe, die für eine Mitarbeiterbefragung sprechen, erfolgreich zu verwirklichen, haben Unternehmen viele Stellschrauben zur Verfügung.

Einige wesentliche Schritte und Aufgaben, die Unternehmen bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung beachten sollten:

1. Interne Expertise nutzen

Die Beteiligung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, welche bereits in der Planungsphase erfolgt, kann die Akzeptanz des Projekts enorm erhöhen. Lassen Sie keinen reinen „Expertenfragebogen“ von außen konzipieren, sondern eine Befragung, die interne Expertinnen und Experten passend machen. Nutzen Sie interne Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, Stimmungsmacherinnen und Stimmungsmacher über die gesamte Projektlaufzeit. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten.

2. Prozess statt Event avisieren

Achten Sie in Ihrer gesamten Kommunikation darauf, dass die Kommunikationsarbeit nicht zur Hochglanzkampagne wird. Lassen Sie in Ihrem Unternehmen nicht Nationalrats-Wahlkampfstimmung aufkommen, in der Plakat um Plakat jede freie Stelle an der Wand in Ihrem Unternehmen bedeckt. Kommunizieren Sie mit Bedacht und Konsequenz.

3. Ressourcen frühzeitig planen

Planen Sie den Aufarbeitungsprozess Ihrer Befragung schon BEVOR die Ergebnisse vorliegen. Lassen Sie sich nicht von den Ergebnissen überraschen und dann unter Handlungsdruck setzen. Verlieren Sie sich nicht in der Fragebogenkonstruktion und riskieren sie dadurch, den Follow-up-Prozess zu vergessen.

4. Veränderungskompetenzen fördern

Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung zielen zumeist (direkt oder indirekt) auf Veränderungen der Zusammenarbeit ab. Es geht um Team- und Organisationsentwicklungsprozesse. Die Voraussetzung dafür ist, dass die handelnden Akteurinnen und Akteure – oftmals Führungskräfte – sich kompetent fühlen, diese Themen zu bearbeiten. Investieren Sie daher ausreichend Aufmerksamkeit und Ressourcen in die Qualifizierung von Führungskräften und internen Expertinnen und Experten im Umgang mit den Ergebnissen.

5. Interne Begleitung forcieren

Externe Expertinnen und Experten können Mitarbeiterbefragungen positiv unterstützen und wertvolle Impulse setzen. Allerdings sollten Unternehmen die Verantwortung für die Befragung nicht komplett abgeben, sondern interne Expertise nutzen und die Selbstlernkräfte der Organisation stärken. Mitarbeiterbefragungen sollten kein Projekt sein, bei dem eine externe Beraterin oder ein Berater von Workshop zu Workshop durch das Unternehmen tourt. Stattdessen sollten sie zu einem Regelkreislauf des kontinuierlichen organisationalen Lernens werden. Und man sollte als Unternehmen danach trachten, internes Know-how und Begleitungskompetenzen gezielt aufzubauen.

6. Storytelling gezielt einsetzen

Tue Gutes und rede darüber! Dies gilt auch für Mitarbeiterbefragungen. Versuchen Sie, in Ihrer Kommunikationsstrategie die Geschichten Ihres Unternehmens zu erzählen. Vor allem darüber, wie mit den Ergebnissen umgegangen wird oder was aus den Ergebnissen entsteht. Betreiben Sie Ergebnismarketing mit Substanz und lassen Sie echte Menschen sprechen.

7. Die Kaskade durchbrechen

Viele Befragungen nutzen klassische Informationskaskaden, in denen Ergebnisse top-down über die Hierarchie und gemäß dem Organigramm verbreitet und bearbeitet werden. Setzen Sie durchmischte Großgruppen ein, um in Formaten wie Infomarkt oder Open Space abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu proben. Oder wie wäre es, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Ergebnisse vor ihrem Chef erhalten und diesem bottom-up präsentieren müssten?

Sehen Sie Mitarbeiterbefragungen nicht nur als Tool für die Generierung und Bereicherung von Datenquellen, sondern betrachten Sie die Gründe für Mitarbeiterbefragungen als vielfältig. Darauf aufbauend können die Geschäftsführung, Personalabteilung oder Führungskräfte Ihres Unternehmens nach eingehender Analyse gezielte Maßnahmen setzen. Sehen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung und die Gründe, die für Sie sprechen in Zukunft eher als Instrument und Anlass, um Veränderungskompetenzen zu erlernen!

Quellen

• Frieg, P. & Hossiep, R. (2018). Mitarbeiterbefragungen – bei den Unternehmen nach wie vor ein etablierter Klassiker.