Datenquelle oder Datenfriedhof?

Mitarbeiterbefragungen sind in vielen Unternehmen jährliche Regelinstrumente. Dennoch beäugen Mitarbeiter, Betriebsräte, ja sogar Führungskräfte die Befragungsprojekte oft skeptisch. Der Nutzwert wird in Frage gestellt. Wertvolle Datenquelle oder gruseliger Datenfriedhof: Wie sieht Ihre Mitarbeiterbefragung aus?

Mitarbeiterbefragungen zählen zu den Standardinstrumenten der Personalarbeit. Studien gehen davon aus, dass 8 von 10 Großunternehmen in regelmäßigen Abständen Mitarbeiterbefragungen durchführen – in Unternehmen mit Qualitätsmanagementsystemen sogar flächendeckend. Dennoch beäugen Mitarbeiter, Betriebsräte, ja sogar Führungskräfte die Befragungsprojekte oft skeptisch. Der Nutzwert wird in Frage gestellt. Die Gründe dafür können vielfältig sein, haben ihre Wurzeln aber überwiegend im Projektdesign. .

Funktionen einer Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragung haben unterschiedliche Funktionen, die durch das Projektdesign betont werden können oder in den Hintergrund rücken. Zumindest 5 einander ergänzende Grundausprägungen sind:

  • Mitarbeiterbefragungen haben eine Messfunktion: Es werden Meinungen und Einschätzungen in Kennzahlen und Ziffern abgebildet und damit gemessen.
  • Mitarbeiterbefragungen haben eine Evaluationsfunktion: Durch die Ergebnisse werden bestimmte Aspekte bewertet und evaluiert. Die Ergebnisse werden in Relation zu Bezugsgrößen gesetzt (bspw. Vorjahreswerte, Benchmarks, Erwartungshaltungen).
  • Mitarbeiterbefragungen haben eine Kommunikationsfunktion: Die Auswahl der Themen und Fragestellungen kommunizieren Schwerpunkte, manchmal sogar Werthaltungen der Unternehmensleitung. Die Befragung selbst ist ein Kommunikationsinstrument an die Belegschaft.
  • Mitarbeiterbefragungen haben eine Partizipationsfunktion: Man holt die Meinung von MitarbeiterInnen ab. Man erhebt Einzelmeinungen um ein kollektives Stimmungsbild sichtbar zu machen und damit wiederum weiterzuarbeiten.
  • Mitarbeiterbefragungen haben eine Interventionsfunktion: Die Mitarbeiterbefragung soll zu einer Verbesserung von bestimmten Problemen, zu organisationalem Lernen und kontinuierlicher Weiterentwicklung beitragen. Die Befragung wird damit zum Instrument der Organisationsentwicklung.

Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität und Dynamik von Mitarbeiterbefragungen und handeln nach dem Motto: „Wir schicken einfach mal einen Fragebogen aus und schauen was passiert!“ Man behandelt interne Befragungen wie Marktforschungsprojekte, als ob man Passanten in der Fußgängerzone befragt oder anonyme Panelisten. Der Messzweck und die Ableitung von Kennzahlen für das Management übernimmt die Oberhand.

Machen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung zu einem Erfolgsprojekt

Aus meiner Sicht sollte die Interventionsfunktion bei modernen Befragungen im Vordergrund stehen. Mitarbeiterbefragungen können erst dann zu echten Erfolgsprojekten werden, wenn Unternehmen die Befragung selbst als Intervention begreifen, nicht nur jene Aktionen, die auf eine Mitarbeiterbefragung folgen. Eine Mitarbeiterbefragung ist aus meiner Sicht ein Schwungrad, das kontinuierliche Verbesserungsprozesse auslösen und am Laufen halten kann. Um diesen Zweck zu betonen haben Unternehmen viele Stellschrauben zur Verfügung. Einige wesentliche sind:

  • Interne Expertise nutzen: Eine Beteiligung von MitarbeiterInnen schon in der Planungsphase kann die Akzeptanz des Projekts enorm erhöhen. Lassen Sie keinen reinen „Expertenfragebogen“ von außen konzipieren, sondern eine Befragung, die interne ExpertInnen passend machen. Nutzen Sie interne MultiplikatorInnen und StimmungsmacherInnen über die gesamte Projektlaufzeit. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten.
  • Prozess statt Event: Achten Sie in Ihrer gesamten Kommunikation darauf, dass die Kommunikationsarbeit nicht zur Hochglanzkampagne verkommt. Lassen Sie in Ihrem Unternehmen nicht Nationalrats-Wahlkampfstimmung aufkommen, in der Plakat um Plakat jede freie Stelle Wand in Ihrem Unternehmen bedeckt. Kommunizieren Sie mit Bedacht und Konsequenz.
  • Ressourcen frühzeitig planen: Planen Sie den Aufarbeitungsprozess Ihrer Befragung schon BEVOR die Ergebnisse vorliegen. Lassen Sie sich nicht von den Ergebnissen überraschen und dann unter Handlungsdruck bringen. Verlieren Sie sich nicht in der Fragebogenkonstruktion und vergessen dadurch auf den Follow-Up-Prozess.
  • Veränderungskompetenzen fördern: Viele Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung zielen (direkt oder indirekt) auf Veränderungen der Zusammenarbeit ab. Es geht um Team- und Organisationsentwicklungsprozesse. Die Voraussetzung dafür ist, dass die handelnden Akteure – oftmals Führungskräfte – sich kompetent fühlen, diese Themen zu bearbeiten. Investieren Sie daher ausreichend Aufmerksamkeit und Ressourcen in die Qualifizierung von Führungskräften und internen ExpertInnen im Umgang mit den Ergebnissen.
  • Interne Begleitung forcieren: Externe ExpertInnen können Mitarbeiterbefragungen positiv unterstützen und wertvolle Impulse setzen. Allerdings sollten Unternehmen die Verantwortung für die Befragung nicht komplett abgeben, sondern interne Expertise nutzen und die Selbstlernkräfte der Organisation stärken. Mitarbeiterbefragungen sollten kein Projekt sein, bei dem ein externer Berater von Workshop zu Workshop durch das Unternehmen tourt. Stattdessen sollten sie zu einem Regelkreislauf des kontinuierlichen organisationalen Lernens werden. Und man sollte als Unternehmen danach trachten, internes Know-how und Begleitungskompetenzen gezielt aufzubauen.
  • Storytelling gezielt einsetzen: Tue Gutes und rede darüber! Dies gilt auch für Mitarbeiterbefragungen. Versuchen Sie in der Kommunikation Geschichten aus dem Unternehmen zu erzählen. Vor allem darüber wie mit den Ergebnissen umgegangen wird oder was aus den Ergebnissen entsteht. Betreiben Sie Ergebnismarketing mit Substanz und lassen Sie echte Menschen sprechen.
  • Die Kaskade durchbrechen: Viele Befragungen nutzen klassische Informationskaskaden, in denen Ergebnisse top-down über die Hierarchie und gemäß dem Organigramm verbreitet und bearbeitet werden. Setzen Sie durchmischte Großgruppen ein, um in Formaten wie Infomarkt oder Open-Space abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu proben. Oder wie wäre es, wenn Mitarbeiter die Ergebnisse vor ihrem Chef erhalten und diesem bottom-up präsentieren müssten?

Sehen Sie eine Mitarbeiterbefragung nicht nur als Datenquelle an, auf der aufbauend die Geschäftsführung, die Personalabteilung oder die Führungskräfte Ihres Unternehmens nach eingehender Analyse gezielte Maßnahmen setzen. Sehen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung in Zukunft eher als Instrument und Anlassfall in Ihrem Unternehmen um Veränderungskompetenzen zu erlernen und zu üben!