Follow-up Workshop gestalten: Zielführend und lösungsorientiert

Auf Mitarbeiterbefragungen folgen Follow-up Workshops. Und diese sollten am besten lösungsorientiert sein. Obwohl Befragungen zum Standard der Personalarbeit gehören, herrscht häufig Unzufriedenheit bei der anschließenden Aufarbeitung der Ergebnisse. Die Folge? Eine Mitarbeiterbefragung wird daran gehindert, ihre volle Wirkung zu erzielen. Wie sieht nun ein zielführender Follow-up Workshop aus?

Mitarbeiterbefragungen sind unternehmensweite Initiativen, in denen – meist im Auftrag der Unternehmensleitung – Meinungen und Sichtweisen der Belegschaft erhoben werden. Die Themen reichen dabei von allgemeiner Arbeitszufriedenheit bis hin zu vertiefenden Aspekten wie Führung, Kommunikation oder Weiterbildung. Im Fokus steht sowohl eine ehrliche Bestandsaufnahme als auch – wo nötig und sinnvoll – die Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen. Die Mitarbeiterbefragung wird so zu einem Instrument der kontinuierlichen Verbesserung.

Follow-up Workshop lösungsorientiert gestalten

Da Mitarbeiterbefragungen ein partizipatives Instrument sind, macht es großen Sinn, die Diskussion der Ergebnisse und die Ableitung von Maßnahmen nicht nur in einer Projektgruppe oder im Management vorzunehmen, sondern Mitarbeitende großflächig zu beteiligen. Ein mögliches Format dafür sind Aufarbeitungsworkshops bzw. Follow-up Workshops. In diesen diskutiert ein Team, die eigenen Ergebnisse und leitet Folgemaßnahmen ab.

Die Theorie ist einfach. Sehr häufig zeigt sich in der Praxis jedoch eine latente Unzufriedenheit mit Follow-up Workshops. Geschäftsführungen berichten von wenig neuen Ideen. Personalisten berichten, dass die Mehrzahl der Ideen und Maßnahmen an die Personalabteilung „delegiert“ werden. Führungskräfte sehen sich Mitarbeitergruppen gegenüber, die zwar Unzufriedenheit in Bezug auf bestimmte Themen verspüren, diese Unzufriedenheit aber nicht im Sinne einer Verbesserung auflösen können. Daher empfiehlt es sich, bei der Gestaltung von Follow-up Workshops Wert auf Lösungsorientierung zu legen.

Mit diesen 4 Leitfragen wird Ihr Follow-up Workshop wirksam

Auf Basis unserer Mitarbeiterbefragungen und Aufarbeitungsworkshops halten wir vier Leitfragen fest, die in Follow-up Workshops zu mehr Lösungsorientierung verhelfen.

1. Status quo festhalten: Was wurde bereits gut verwirklicht?

Defizitorientierung startet damit, nur über den Mangel zu sprechen und zu übersehen, was bereits gut verwirklicht ist. Auch wenn 50% der Mitarbeitenden über zu wenig Information klagen mögen, sollten sie sich dennoch folgende Fragen stellen: „Was ist bereits gut verwirklicht und sollte daher erhalten bleiben? Wie kann man bestehende Ressourcen und Stärken in der Zukunft vermehrt nutzen?“. Diese Perspektive gerät in Aufarbeitungsprozessen meist in den Hintergrund; es überwiegt die latente Problemorientierung.

2. Zukunftsbild definieren: Wie sollten die Themen künftig aussehen?

Viele Workshops scheitern daran, dass stundenlang über Probleme diskutiert wird. Echte Lösungsarbeit kommt dabei oft zu kurz. Natürlich ist ein Umreißen des „Problems“ ein nötiger Lösungsschritt, oft wird dies aber zu intensiv zelebriert. Widmen Sie sich auch der Frage, wie das jeweilige Fokusthema in der Zukunft idealerweise aussehen sollte. Nicht „Warum“, sondern „Wie denn sonst“ steht dabei im Fokus. „Wie müssten unsere Teammeetings aussehen, damit 100% von uns bei der nächsten Mitarbeiterbefragung zufrieden wären?“. Ein motivierendes Zukunftsbild zu entwickeln, erleichtert die Diskussion und schärft den Blick auf das, was es zu tun gilt.

3. Alternativen finden: Wenn das nicht geht, was geht dann?

Oft verstricken sich Diskussionen in der Umsetzbarkeitsfalle und eine eben entwickelte Idee wird für undurchführbar gehalten. In diesem Fall können lösungsorientierte Fragen helfen, das Thema „zu drehen“ und von anderen Seiten zu beleuchten. Sie können „Wenn es so nicht geht, wie geht es dann?“ nutzen, um Lösungsorientierung zu aktivieren. Zudem hilft die Frage: „Wenn dies noch nicht geht, was wäre ein erster Schritt in diese Richtung?“ das Denken in Etappen und kleinen nächsten Schritten zu fördern. Sie können über „Wenn das die ideale Lösung wäre und nicht geht: Was wäre dann die zweitbeste Lösung? Und die drittbeste Lösung?“ das Denken in Alternativen fördern und zumindest Erleichterungen bewirken, wo Lösungen gegebenenfalls (noch) nicht möglich sind.

4. Selbstverantwortung anregen: Was können wir selbst dazu beitragen?

Oft haben Ergebnisworkshops die Tendenz, Maßnahmen von anderen einzufordern. Die Personalabteilung muss dieses tun. Die Nachbarabteilung muss jenes tun. Lassen Sie hier nicht locker und fordern Sie Mitarbeitende bei jedem Thema zur Unterstützung auf. „Was können die Mitarbeitenden dieses Teams selbst dazu beitragen?“. Selbstverantwortung beginnt damit, auch die eigenen Einflussmöglichkeiten zu erkennen. Selbst wenn es nur kleine Schritte sind.

Moderation unterstützt die Aufarbeitung im Follow-up Workshop

Eine professionelle Moderation – intern wie extern – kann derartige Aufarbeitungsworkshops in ihrer Effizienz aber vor allem in ihrer Effektivität steigern. Sie lösen den Rollenkonflikt von Führungskräften, die in Follow-up Workshops, oft Moderatorinnen, Entscheider, Gestalterinnen, Diskutanten und manchmal auch selbst das „Problem“ sind. Legen Sie Ihre Aufmerksamkeit bereits in der Planungsphase der Mitarbeiterbefragung auf die lösungsorientierte Aufarbeitung. Dann wird Ihre Mitarbeiterbefragung ein Erfolg!

Sie benötigen Hilfe bei der Durchführung Ihres Follow-up Workshops? Kontaktieren Sie uns gerne!