360-Grad-Feedback: 4 Tipps für den optimalen Ablauf

Sie möchten ein 360-Grad-Feedback in Ihrem Unternehmen durchführen und haben Fragen zu dem Ablauf? Dass ein solches Vorhaben gut geplant sein will, steht außer Frage. Doch was gibt es zu bedenken, wenn es unmittelbar um die Vorbereitung einer 360-Grad-Befragung geht? Wir geben Ihnen praktische Tipps und Empfehlungen, damit der Ablauf Ihres 360-Grad-Feedbacks optimal erfolgt und den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen stiftet.

Wir haben uns bereits in der Vergangenheit mit der generellen Planung eines 360-Grad-Feedbacks auseinandergesetzt und uns die folgenden Fragen gestellt: Welche Ziele werden definiert und was darf man von einem 360-Grad-Feedback erwarten? Auf welchen Ebenen braucht es interne Kommunikation? Und wen sollte man in der Planung des Prozesses einbinden?

360-Grad-Feedback: 4 Tipps für die erfolgreiche Durchführung

Aber wie läuft nun die Vorbereitungs- und Durchführungsphase eines 360-Grad-Feedbacks ab? Anhand der folgenden Tipps zum Ablauf eines 360-Grad-Feedbacks erfahren Sie, worauf Sie bei der Durchführung Ihrer nächsten 360-Grad-Befragung achten sollten. Dabei beleuchten wir mitunter die Themen Fragenbogengestaltung und Datenschutz.

1. Tipp: Achten Sie auf Vertraulichkeit

In jeder innerbetrieblichen Befragung – egal ob Mitarbeiterbefragung oder 360-Grad-Feedback – sollten Befragte darauf vertrauen können, dass sie ihre Meinung über einen Sachverhalt anonym abgeben können. Fehlt dieses Vertrauen, hat dies unmittelbare Auswirkungen auf die konkrete Beteiligung und Rücklaufquote sowie die Offenheit und Aussagekraft der abgegebenen Äußerungen. Schriftlich fixierte Mindestauswertungsgrenzen können dabei helfen, Anonymität zu gewährleisten. Datenschutzvereinbarungen mit etwaigen externen Dienstleisterinnen und Dienstleistern ergänzen das Maßnahmenset.

Die Basis für Vertrauen schaffen Sie durch entsprechende klare Kommunikation. Sie sollten die folgenden Fragen beantworten können: WER bekommt WELCHE Daten und Informationen in WELCHER Form?

Für den optimalen Ablauf einer 360-Grad-Befragung muss Klarheit darüber bestehen, was mit den erhobenen Daten passiert. Das betrifft einerseits die Grundsatzentscheidung, ob das 360-Grad-Feedback eher Entwicklungszwecken oder eher Bewertungszwecken dienen soll. Egal welcher Zweck im Vordergrund steht, die Ausrichtung sollte im Zuge des weiteren Prozesses nicht mehr verändert werden. Wirklich trennbar sind beide Zwecke nicht, doch die Schwerpunktsetzung und ihre offene Kommunikation sind die Erfolgsfaktoren jedes Führungsfeedbacks.

a) 360-Grad-Feedback mit dem Ziel der Entwicklung

Gerade in Entwicklungsprozessen werden Ergebnisse oftmals als „das Eigentum“ der Führungskräfte betrachtet. Diese unterstützten sie darin, selbsttätig die nächsten Entwicklungsschritte zu gehen. Diesem Ansatz zufolge werden Ergebnisberichte NUR den Führungskräften, also den Feedbackempfängerinnen und -empfängern zugänglich gemacht. Die Daten gehören also eher dem Individuum.

b) Führungskräftefeedback mit dem Ziel der Bewertung

Dient das 360-Grad-Feedback einem Bewertungszweck (oft mit Performance-Management-Gedanken), dann erfordert dies, dass auch die Personalabteilung Zugang den Ergebnissen hat. Das schließt meist eine dauerhafte Speicherung der Ergebnisse in Personaldatenbanken ein. Die Daten gehören hier eher dem Unternehmen und weniger dem Individuum.

Beide Zugänge haben Vor- und Nachteile. Eine klare und offene Kommunikation über die Ausrichtung Ihres 360-Grad-Feedbacks ist daher umso wichtiger.

2. Tipp: Betonen Sie Stärken und Lernfelder gleichermaßen

Im Ablauf einer 360-Grad-Befragung sollte es nicht nur um Entwicklungsfelder einer Führungskraft gehen. Im Sinne von „Positive Leadership“ lebt ein Führungsfeedback auch von Stärkefeldern. Wir sind seit der Kindheit daran gewöhnt, dass Fehlern ein größeres Gewicht haben als das richtige Verhalten. Studien zeigen, dass wir negative Erlebnisse gegenüber positiven um ein Vielfaches öfter teilen. Die Welt wird durch eine Art „Fehler-Filter“ betrachtet. Oder kennen Sie eine Lehrerin oder einen Lehrer, die/der die richtigen Lösungen in einem Test grün markiert?

Ein 360-Grad-Feedback sollte daher ganz bewusst auch Stärkefelder einer Feedbackempfängerin oder eines -empfängers betrachten und Rückmeldungen darüber geben. Der Fragebogen sollte nicht defizitorientiert vorgehen, sondern bewusst stärkenorientiert. Dies fördert einerseits die Akzeptanz der Feedbackergebnisse und schafft andererseits motivierende Erfolgserlebnisse. Mit dem gezielten Blick auf Stärken können andere Bereiche gegebenenfalls ausgeglichen oder kompensiert werden. Was wäre Ihnen lieber – ein Streben nach Mittelmaß oder eine zur Perfektion gereifte Stärke?

3. Tipp: Planen Sie einen „Piloten“ für Ihren 360-Grad-Feedback

Man kennt es aus der Serienwelt. Der Pilotfilm (oder kurz „Pilot“ genannt) soll Fernsehserien optimal einführen und dem Publikum einen Eindruck von Handlung sowie Aussehen der Serie vermitteln. Ähnlich verhält es sich mit einem Piloten für ein 360-Grad-Feedback. Das wirkt auf den ersten Blick sehr simpel. Es ist ja „nur“ eine Befragung. Doch im Vergleich zu einer Mitarbeiterbefragung, wo das Feedback an die Organisation im Vordergrund steht, geht es in Führungsfeedbacks um viel persönlichere Rückmeldungen zum Führungsverhalten von spezifischen Personen. Die Effekte eines Pilotprojektes sind unterschiedlich:

• Das Feedback für die Empfängerinnen und Empfänger ist persönlicher. Dementsprechend ist auch der Umgang mit diesem persönlichen Feedback zu berücksichtigen.
• Für die Feedbackgeberinnen und -geber gewinnt die Vertraulichkeit der abgegebenen Antworten an Bedeutung und es kann zu verzerrenden Einflüssen in der Bewertung kommen.

Bei einem 360-Grad-Feedback handelt es sich eindeutig um ein Personalentwicklungsinstrument – es hat aber immer auch eine Komponente der Organisationsentwicklung. Stichwort Feedbackkultur: eine bestehende positive Feedbackkultur ist auch einer der Erfolgsfaktoren, welcher einen reibungslosen Ablauf eines 360-Grad-Feedbacks ermöglicht. Ein Führungskräftefeedback allein kann jedoch keine positive Feedbackkultur im Unternehmen „erzeugen“. Für manche Unternehmen stellt die Einführung eines 360-Grad-Feedbacks fast eine „Kulturrevolution“ dar – und genau so sollte man die Ergebnisse des Feedbacks auch einordnen.

Planen Sie den Einführungsprozess daher sorgfältig und kalkulieren Sie eine Gewöhnungsphase in den Ablauf Ihres 360-Grad-Feedbacks ein. Die Planung eines Piloten bzw. die kaskadische Umsetzung eines derartigen Projektes ist absolut empfehlenswert.

4. Tipp: 360-Grad-Feedback mit effizientem Ablauf

Man sollte die Komplexität einer 360-Grad-Befragung nicht unterschätzen. Ein flächendeckendes Ausrollen stellt Personalabteilungen regelmäßig vor Herausforderungen. Und dabei sprechen wir noch nicht von internationalen, multilingualen Projekten, die den Komplexitätsgrad gleich noch einmal vervielfachen. Zwei neuralgische Stationen im Ablauf einer 360-Grad-Befragung sind:

a) Die Nominierungsphase

Ein zentraler Prozessschritt ist die Nominierung der Feedbackgeberinnen und -geber. Diese müssen in der Lage sein, der jeweiligen Führungskraft auch verlässliches Feedback geben zu können. Besonders vorteilhaft hat sich hier eine Kombination aus Selbstnominierung und vordefinierten Strukturen bzw. der Freigabe von Selbstnominierungen durch die jeweils nächsthöheren Vorgesetzten herausgestellt. Moderne Feedback-Applikationen können diesen Prozess webbasiert unterstützen – hin und her geschickte Excel-Tabellen gehören deswegen der Vergangenheit an.

b) Die Berichtslegung

Nach der Befragung kann auch im Zuge der Berichtslegung an der Effizienz-Schraube gedreht werden. Moderne Applikationen helfen dabei, Berichte zeitnah zu produzieren und zu verteilen bzw. sie über entsprechende Rechtesysteme zugänglich und downloadbar zu machen. Die Berichte stehen so oft schon am Tag nach der Befragung zur Verfügung.

Nach der Berichtslegung ist vor dem Follow-up, wenn man so möchte. Folgende Fragen sind an diesem Punkt bei der Aufarbeitung von Bedeutung:

• Was passiert mit den Ergebnissen?
• Lässt man die Ergebnisse liegen oder lässt man den Daten auch Taten folgen?
• Wie liest man die Ergebnisse richtig?
• Wie unterstützt man Führungskräfte optimal im Umgang mit den Ergebnissen?

Sie sehen: Der Ablauf eines erfolgreichen Führungsfeedbacks ist mit der Berichtslegung noch nicht zu Ende. Wir unterstützen Sie diesbezüglich gerne mit unseren Empfehlungen aus der Praxis.

Mehr zum Thema „360-Grad-Feedback“

Neben diesen 4 Tipps zum optimalen Ablauf eines 360-Grad-Feedbacks haben wir noch weitere Empfehlungen für Sie: unter anderem für die erfolgreiche Implementierung und Aufarbeitung eines Führungsfeedbacks in Ihrer Organisation. Mehr über die Do‘s and Don’ts zum Thema 360-Grad-Feedback haben wir Ihnen außerdem in unserem kostenfreien eBook: Erfolgsfaktoren beim 360-Grad-Feedback zusammengefasst.