Feedback: Regeln und Fakten, die Sie kennen sollten

Feedback ist ein wichtiges Instrument der Kommunikation und hat unter anderem das Ziel, Menschen in ihrer persönlichen wie fachlichen Entwicklung zu unterstützen. Möglicherweise ist Feedback sogar die fundamentale Grundbedingung für jegliche Art von Lernprozess und Zusammenarbeit. Lesen Sie 5 spannende Fakten zum Thema und überprüfen Sie diese doch auch im eigenen Team!

Feedback ist wichtig. Sowohl für Individuen als auch für Organisationen. Denn es ist nicht nur die unabdingbare Voraussetzung für Kommunikation, sondern auch für persönliches und organisationales Lernen. In einer Welt, in der wir zwar Handeln, aber die Effekte und Resultate unseres Handelns nie an uns zurückgemeldet würden, wären Lernprozesse wohl sehr schwer bis undenkbar. Das bedeutet für uns: Jeder Fortschritt geht mit einer Feedbackkultur einher! Man denke nur an einen Bodenturner, der das Ergebnis der Jury nie erfahren wird oder an einen Schüler, der keine Rückmeldung darüber bekommt, welche Vokabeln eigentlich richtig sind. Klingt absurd? In vielen Teams und Unternehmen ist dies leider (in abgeschwächter Form) Teil der Realität.

Feedback geben: Regeln und Beispiele

Unter „Feedback“ verstehen wir eine Gesprächsform, in der eine Gesprächspartnerin oder ein -partner eine/r anderen Gesprächspartnerin oder einem -partner mitteilt, wie sie/er diese/n – meist in einer bestimmten Situation oder Periode – erlebt hat. Es geht also um eine Rückmeldung als Teil einer allumfassenden Feedbackkultur. Eine solche Kommunikation besteht dabei immer aus den Elementen des Feedback-Gebens und des Feedback-Nehmens. Wir sprechen nun aber von einer speziellen Form des Feedbacks im Arbeitsumfeld, die den rein technischen zyklischen Aspekt der „Rückkoppelung des Outputs eines Systems/Prozesses an den Anfang des Systems/Prozesses“ in der sozialen Interaktion konkretisiert. Dabei sind verschiedenste Spielarten denkbar. Ob schriftlich vs. mündlich, ad-hoc in einer Situation vs. periodisch geplante Feedbackgespräche, spontan vs. methodisch strukturiert etc.

Feedback-Geben ist eine Kunst und es gelten anerkannte Regeln, die wir kurz zusammenfassen wollen. Die Regeln für gutes Feedback sind:

1. Feedback sollte beschreiben (nicht bewerten)
2. Es sollte konkret sein (nicht allgemein/abstrakt)
3. Die Rückmeldung sollte brauchbar sein (sich nicht auf Unabänderliches beziehen)
4. Es sollte zeitnah erfolgen (nicht Monate nach der Situation)
5. Feedback muss angemessen sein (nicht belehrend oder verurteilend)
6. Es sollte aus der „Ich“-Perspektive formuliert werden (nicht als „wir“ oder „die Kolleginnen und Kollegen denken“)

5 Fakten über Feedback, die Sie kennen sollten

Über die letzten Jahre haben wir (neben Trainings und Projekten) viele Studien und Artikel zum Thema Feedback und Feedbackkultur gelesen, die uns teilweise zum Nachdenken gebracht haben. Aus diesem Grund wollen wir einige weitreichende und (vielleicht) überraschende Fakten, Regeln und Beispiele zum Thema Feedbackkultur mit Ihnen teilen:

1. Feedback ist irrelevant, wenn es keine Vertrauensbasis gibt

Bei alltäglicher Rückmeldung ist es der Empfängerin oder dem Empfänger im ersten Moment nicht möglich, den Inhalt der Information von der Senderin oder dem Sender zu trennen. Anders gesagt: Vertraue ich der Senderin oder dem Sender nicht, vertraue ich auch dem Feedback nicht. Entsprechend muss – damit eine Rückmeldung effektiv ist – auch eine intakte Vertrauensbasis bestehen bzw. muss der Sender als glaubwürdig eingestuft werden. Entsprechend leben effektive Rückmeldungen auch von der Aufrechterhaltung und der Pflege einer intakten Beziehung beispielsweise zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften.

2. Die negativen Verhaltensaspekte sind den meisten Feedbackempfängerinnen und -empfängern vorab bekannt

Der Anlassfall für ein Feedback besteht oft in dem Wunsch, ein Verhalten zu verbessern oder Fehlverhalten zu stoppen. Es handelt sich also häufig um kritisches, aber dennoch konstruktives Feedback. Der Gedanke dabei ist meist, dass z. B. den Mitarbeitenden oder Führungskräften das Verhalten, welches kritisiert wird, gar nicht bewusst ist. Studien zeigen jedoch, dass die Mehrheit der Feedbackempfängerinnen oder -empfänger sich schon vorher darüber bewusst sind, dass ihr angesprochenes Verhalten als „unpassend“ oder „verbesserbar“ einzustufen ist. In der Mehrheit der Fälle wird eine positive Verhaltensänderung nicht durch die Unkenntnis des Problems behindert, sondern von der Unfähigkeit oder Unsicherheit darüber, wie dieses Problem am besten angegangen werden soll. Handlungsleitendes Feedback sollte sich nicht nur auf die Problembeschreibung, sondern vor allem auf die Unterstützung der Feedbackempfängerin oder des -empfängers in der Realisierung einer Verhaltensänderung fokussieren.

3. Ihr Arbeitsumfeld wünscht sich Hinweise und Anregungen, nicht bloß Lob

Manchmal denken Führungskräfte, dass Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter loben müssen. Studien zeigen unterdessen, dass die Mehrheit der Mitarbeitenden detaillierte Rückmeldungen zur Arbeitsleistung und zur Zusammenarbeit schätzen, die nicht nur reines Lob beinhalten, sondern eine positiv-konstruktive Art. Zum Beispiel wenn Führungskräfte Hinweise zu Lern- und Entwicklungsfeldern geben. Oder noch plakativer ausgedrückt: Pauschales Lob ist nicht gefragt. Es herrscht ein großer Wunsch nach Rückmeldungen und Informationen, die ein klares Bild darüber vermitteln, dass sich das Gegenüber mit der Person, ihrer Leistung und dessen Effekten auseinandergesetzt hat. Und wenn es sich dabei doch um das reine Lob handeln sollte: Beziehen Sie sich auf das Verhalten oder das Engagement des Mitarbeitenden, nicht auf Persönlichkeitseigenschaften oder Merkmale, die nicht verhaltensbezogen sind.

Es ist nicht das pauschale „Sie sind smart/klug/erfahren“, was langfristig motiviert. Was hilft, ist der Hinweis darüber, wie diese Eigenschaft in einer Situation zu positiven Auswirkungen geführt hat. Es sollte immer um die Anwendung gehen!

4. Fast jede Person wünscht sich Feedback, aber viele geben es ungern

Es zeigt sich ebenso, dass sich die Mehrheit der Mitarbeitenden in einem Team oder in einem Unternehmen durchaus mehr Feedback wünscht. Gleichzeitig in vielen Fällen jedoch eine Barriere darin besteht, anderen Menschen (Kolleginnen oder Kollegen, der oder dem eigenen Vorgesetzten) Feedback zu geben. Dabei denken vielleicht viele: „Negatives wird nicht angesprochen, um das Gegenüber nicht zu blamieren/brüskieren“. Eine Art Schutz für die Empfängerin oder den Empfänger. In der Praxis ist es jedoch meist so, dass Kritik viel mehr aus Selbstschutz der Senderin oder des Senders nicht angesprochen wird.

Als Beispiel: „Ich spreche nicht an, dass das Verhalten meiner Kollegin oder meines Kollegen mich stört, weil ich Angst davor habe, dass unsere weitere Zusammenarbeit darunter leiden könnte“. Oder: „Ich gebe meiner Chefin oder meinem Chef keine Rückmeldung zum letzten Meeting, da ich Angst davor habe, wie er/sie darauf reagiert und dies meine Karriere beeinflusst“. Indem wir Kritik vermeiden, schützen wir also häufig uns selbst!

5. Nicht nur Millenials wünschen sich Feedback – sondern auch erfahrene Mitarbeitende

Eine Hypothese (oder ein Mythos?), welchen man häufig liest: Die neue Generation von Mitarbeitenden will permanente Rückmeldung. Mag schon sein, dass sich in einer Welt der „Likes“ und „Follower“ eine andere Mentalität der Sichtbarkeit und eine neue Feedbackkultur entwickelt hat. Dennoch: durch die Zuspitzung dieser Hypothese geht verloren, dass auch erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein hohes Bedürfnis nach wertschätzendem Feedback haben. Nicht weniger, nur anders! Dass es jedoch wesentlich schwieriger ist, langjährigen und erfahrenen Mitarbeitenden Feedback zu geben (und dies auch mehr Zeit in der Vorbereitung erfordert), bleibt unerwähnt.

Feedback zu geben kostet Zeit

Feedbackkultur zu pflegen, kostet dem Team, dem Unternehmen und den Führungskräften Zeit. Und Zeit ist knapp. Zeit ist wertvoll. Andere Dinge sind meist dringlicher und schreien lauter. Wir alle sollten Feedback als wesentliches Investment sehen. Die 10 Minuten, die man heute investiert, erhält man mit Zinsen (besseren Abläufen, Ergebnissen und Teamatmosphäre) zurück.

„Unternehmenskultur bestimmt sich durch das schlechteste Verhalten, das Unternehmen gerade noch bereit sind zu akzeptieren.“ Wenn das stimmt, ist die Sache eigentlich klar. Kein Feedback ist auch ein Feedback, nämlich dass alles so passt, wie es jetzt ist.

Lesetipps zum Thema

• Consequences of individual feedback on behavior in organizations.
• The Assumptions That Make Giving Tough Feedback Even Tougher.
• Your Employees Want the Negative Feedback You Hate to Give.
• Building a feedback rich culture.
• Who are you protecting when you praise a dud performance.