Mitarbeiterfeedback: 10 Strategien für eine konstruktive Aufarbeitung

Die Bedeutung von Mitarbeiterfeedback für Unternehmen ist unbestritten. Doch oft verliert sich die Aufmerksamkeit der Verantwortlichen direkt nach der Befragung und lässt den Follow-up-Prozess dabei gänzlich außer Acht. Dabei liegt gerade in der Aufarbeitung der Befragungsergebnisse der Schlüssel zu wirklicher Veränderung und Fortschritt. In diesem Beitrag erkunden wir die oft übersehenen Strategien, die das Feedback Ihrer Mitarbeiter in kraftvolle Maßnahmen umwandeln können.

Die regelmäßige Einholung von Mitarbeiterfeedback hat in vielen Unternehmen eine lange Tradition und ist für anpassungsfähige und lernende Organisationen von zentraler Bedeutung. Zu Recht werden viel Zeit und Energie in das Set-up von Feedback-Befragungen investiert. Häufig wird jedoch nur bis zum Befragungsende im Detail gedacht. In der Praxis erfolgt die konkrete Planung des Folgeprozesses nach wie vor vergleichsweise rudimentär oder schlichtweg zu spät. Dem zugrunde liegt häufig die Annahme oder sogar die bewusst ausgesprochene Haltung: „Erst wenn man weiß, wie gut oder wie kritisch Ergebnisse ausfallen, kann man fundierte Entscheidungen für den Folgeprozess treffen.“ Ein Trugschluss, der Risiken birgt. Die Organisation und Kommunikation der Aufarbeitung des Mitarbeiterfeedbacks – ein wesentlicher Kern bei der Konzeption der Mitarbeiterbefragung – erfolgt auf Basis dessen nämlich häufig unter erheblichem Zeitdruck. Damit steigt die Gefahr, in einen unkoordinierten oder diffusen Aufarbeitungsprozess zu schlittern oder nur an der Oberfläche zu kratzen (Stichwort: „quick wins statt big wins“).

Erlebte Planlosigkeit, verzögerte Kommunikation und Unklarheiten im Folgeprozess geben letztendlich auch bei der Belegschaft kein gutes Bild ab. Wenn man den Moment verpasst, machen sich Zweifel, Passivität und zunehmendes Desinteresse unter Führungskräften und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern breit. Denkbar schlechte Voraussetzungen für gemeinsames Lernen, Entwicklung und das Lösen von Problemen, oder? Das geht in jedem Fall auch anders!

10 Strategien für die effektive Aufarbeitung von Mitarbeiterfeedback

Welche Möglichkeiten haben Sie in der Hand, um den Aufarbeitungsprozess von Mitarbeiterbefragungen konstruktiv, freudvoll und erfolgreich zu gestalten? Verpassen Sie nicht den richtigen Moment und richten Sie Ihre Aufmerksamkeit früh genug auf die folgenden 10 Erfolgsfaktoren:

1. Beachten Sie den Folgeprozess bereits im Rahmen des Projektstarts

Entwickeln Sie im Kick-off der Mitarbeiterbefragung – neben Details zur Erhebung – bereits einen strukturierenden Rahmen für den Folgeprozess. Je klarer und früher Sie Ziele des Veränderungsprozesses, anvisierte Zeithorizonte und eindeutige Zuständigkeiten definieren können, desto besser wird die Detailplanung, Kommunikation und Umsetzung des Folgeprozesses gelingen.

Klären und kommunizieren Sie, welche Erwartungen an verantwortliche und betroffene Personen(gruppen) hinsichtlich der Aufarbeitung des Mitarbeiterfeedbacks bestehen (bspw. Personalabteilung, Führungskräfte, Kommunikationsabteilung, Betriebsrat). Hier geht es nicht um strikte Vorgaben, sondern um Orientierung und Klarheit im Folgeprozess – auch was Freiheitsgrade betrifft. Schaffen Sie dabei stets Synergien mit bereits laufenden Initiativen, Unternehmenswerten und der Unternehmenskultur.

Für die Planung des Folgeprozesses sollten Sie zudem frühzeitig einige Leitfragen klären:

• Wer erhält welche Befragungsergebnisse in welchem Detail?
• Wann und wie werden die Ergebnisse den Zuständigen zugänglich gemacht?
• Wann werden Mitarbeitende über Ergebnisse informiert und in welchem Detail?
• Welche Kommunikationskanäle und -medien können zielgruppenspezifisch genutzt werden?
• In welchem Zeitraum müssen intern Termine für die Aufarbeitung eingetaktet werden (bspw. für Ergebnispräsentationen oder individuelle Feedback-Gespräche mit Vorgesetzten)?

2. Planen Sie Ressourcen, Zeit und Schulungen für die Arbeit mit den Ergebnissen ein

Reflektieren Sie vorhandene Ressourcen, wie Zeit, Budget und Wissen, über die Sie für die Aufarbeitung des Mitarbeiterfeedbacks im Unternehmen verfügen. Veränderung braucht Zeit und Raum. Hinterfragen Sie, inwieweit wichtige Akteure für das Aufarbeiten des Mitarbeiterfeedbacks sowie für das Vorantreiben des Veränderungsprozesses ausreichend qualifiziert sind.

Bieten Sie Schulungsinitiativen für den angemessenen Umgang mit den Befragungsergebnissen an. So schließen Sie Wissenslücken und können sogar zielgruppenspezifische Anforderungen oder eventuelle Befürchtungen auffangen. Überlegen Sie darüber hinaus auch frühzeitig, wie sie allfällige Fokuseinheiten mit schwierigen Ergebnissen niederschwellig unterstützen können. Lassen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende in diesem Kontext nicht allein.

3. Stärken Sie offene Feedbackkultur durch das Mitarbeiterfeedback

Das Fördern und Leben einer offenen Feedbackkultur wirkt sich positiv auf den gesamten Befragungs- und Folgeprozess aus. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, eigene Erkenntnisse, Vorschläge und Bedenken ohne Zögern während und nach der Befragung mitzuteilen. Die damit einhergehende psychologische Sicherheit fördert ehrliches Mitarbeiterfeedback in der Befragung selbst sowie eine motivierte Aufarbeitung im Nachgang.

Kritisches oder negatives Mitarbeiterfeedback sollte nicht vernachlässigt oder totgeschwiegen werden. Hören Sie stattdessen genau hin und fragen Sie nach. Oft verbergen sich gerade hinter kritischen Sichtweisen motivierte Geister mit konstruktiven Ideen und Lösungsvorschlägen.

4. Bringen Sie Ihre Daten in Zusammenhang mit Employee Experience

Nutzen Sie bei der Vertiefung in die Ergebnisse alle vorhandenen Daten. Nehmen Sie bei Ihrer Analyse verschiedene Perspektiven ein und reflektieren Sie eigene Erwartungen und Gefühle. Stützen Sie sich im Folgeprozess jedoch niemals ausschließlich auf die rohen Befragungsergebnisse. Der volle Gehalt der gewonnenen Daten erschließt sich erst dann, wenn diese in einen sinnvollen und realistischen Kontext gesetzt werden.

Blinde Flecken oder eigene Hypothesen können die Ergebnisinterpretation verzerren und zu falschen Rückschlüssen und Entscheidungen führen. Eine erfolgreiche Aufarbeitung von Mitarbeiterfeedback braucht Austausch und Dialog, bspw. mit Vorgesetzten, Teams und anderen Verantwortlichen. Je nach Zielgruppe bieten sich hier zum Beispiel Regelmeetings, interaktiv gestaltete Ergebnispräsentationen oder auch gut vorbereitete Maßnahmenworkshops an. Der Schlüssel zum Verstehen der Employee Experience liegt in Ihrer Belegschaft – nicht in Artificial Intelligence oder einer modernen Software.

5. Nutzen Sie Synergieeffekte und übergreifende Zusammenarbeit

Funktions- oder abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bewährt sich insbesondere dann, wenn komplexe Probleme einen vielschichtigen Lösungsansatz erfordern. Funktionsübergreifende Teamarbeit erleichtert das Erarbeiten ganzheitlicher Lösungen und beschleunigt die Maßnahmenumsetzung.

6. Konzipieren Sie Maßnahmen gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden

Vermeiden Sie Lösungen „von oben“ aufzudrängen, ohne die Realität vor Ort in Organisationseinheiten im Detail zu kennen. Lassen Sie stattdessen Führungskräfte gemeinsam mit ihrem Team Schwerpunktthemen, umsetzbare Ziele und realistische Maßnahmenpläne erarbeiten (zum Beispiel in Maßnahmenworkshops). Auf diese Weise kann das im Unternehmen vorhandene Wissen und die Expertise der Mitarbeitenden für den eigenen Arbeitsplatz bestmöglich genutzt werden.

Mit der aktiven Einbindung der Belegschaft fördern Sie nicht nur Vertrauen und eine gesunde Feedbackkultur, sondern auch Engagement und die wahrgenommene Selbstwirksamkeit im gesamten Veränderungsprozess. Selbst wenn im Rahmen der Aufarbeitung des Mitarbeiterfeedbacks dann doch etwas anders läuft als geplant: Eingebundene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können übergeordnete Entscheidungen oder Maßnahmen besser nachvollziehen und mittragen.

7. Dokumentieren Sie die Maßnahmenentwicklung und ihre Umsetzung für flexible (Re-)Aktionen

Definieren Sie ein für das Unternehmen passendes und praktikables Monitoring, um Maßnahmenideen und Beiträge zu sammeln und zu dokumentieren. So behalten Sie den Verlauf der Maßnahmenumsetzung im Auge und können kontinuierlich über Fortschritte und Maßnahmen informieren. Schwierigkeiten oder Risiken werden damit frühzeitig sichtbar. Zudem können Sie im Bedarfsfall auch zielgerichtet und flexibel auf Herausforderungen oder veränderte Rahmenbedingungen reagieren.

8. Seien Sie bereit für die Veränderung nach dem Mitarbeiterfeedback

Sowohl die Mitarbeiterbefragung als auch das erhaltene Mitarbeiterfeedback bieten viele Chancen für Weiterentwicklung und Lernprozesse. Es geht um die Stärkung der Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen und positive Veränderung – nicht um Schwarz-Weiß-Denken und eine Zeugnisvergabe. Der Weg ist das Ziel. Wer Angst vor Veränderungen hat, Mitarbeiterbefragungen als reine Formalität oder Einbahnstraße versteht und zusätzlich keinen Plan hat, wie man mit den Ergebnissen weiterarbeitet, sollte besser die Finger davonlassen. Mitarbeiterbefragungen sind keine Selbstläufer.

9. Kommunizieren Sie, wie das Mitarbeiterfeedback wirkt

Kommunikation ist nicht nur im Zuge der Planung und Durchführung vom Mitarbeiterfeedback spielentscheidend, sondern auch im nachfolgenden Veränderungsprozess ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Die Belegschaft sollte so rasch wie möglich nach Befragungsende über die Ergebnisse informiert werden. Dies fördert Vertrauen, Motivation und zeigt unmittelbar, dass das Feedback in beide Richtungen geteilt wird. Kommunizieren Sie daher auch laufend den Fortschritt von Maßnahmen und erreichte (Teil-)Ziele. Feiern Sie Erfolge und machen Sie sichtbar, welche Veränderungen das Mitarbeiterfeedback in Gang setzt. Damit steigt zusätzlich die Bereitschaft der Mitarbeitenden, sich bei zukünftigen Befragungs- und Aufarbeitungsprozessen erneut mit Engagement zu beteiligen.

10. Verankern Sie regelmäßige Mitarbeiterumfragen in Ihrer Unternehmenskultur

Im Idealfall werden die Einholung von Mitarbeiterfeedback sowie ein konstruktiver Aufarbeitungsprozess regelmäßige Praxis und Teil der Unternehmenskultur. Das passende Befragungsintervall definiert sich je nach Zielsetzung und Rahmenbedingungen im Unternehmen. Das Messen und Analysieren sollte jedoch nie den Aufarbeitungsprozess überholen. Umgesetzte Maßnahmen brauchen Zeit, um Wirkung zu entfalten und die Employee Experience nachhaltig zu prägen.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Mitarbeiterfeedback

Denken Sie Ihr Befragungsvorhaben nicht nur bis zum Befragungsende, sondern von A-Z. Der wahre Gehalt von eingeholtem Mitarbeiterfeedback wird erst durch den angemessenen Umgang mit den Befragungsergebnissen sichtbar und nutzbar. Die frühzeitige Planung des Folgeprozesses, die Festlegung klarer Ziele, die Förderung einer offenen Feedbackkultur im Arbeitsalltag, die Befähigung und Unterstützung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie der sinnvolle und realistische Einsatz von Ressourcen und Synergieeffekten sind wesentliche Stellschrauben für erfolgreiche Verbesserungs- und Veränderungsprozesse. Eine laufende Kommunikation und die kontinuierliche Einbindung der Mitarbeitenden spielen dabei in jeder Phase eine entscheidende Rolle. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand hinter Mitarbeiterbefragungen. Sie erheben damit nicht nur Employee Experience, Sie prägen sie auch.

Nutzen Sie professionelles Mitarbeiterfeedback für eine nachhaltige Verbesserung!

Mitarbeiterbefragungen sind keine „Rocket Science“ – mit Sicherheit aber auch keine Selbstläufer. Lassen Sie uns wissen, wenn wir Sie bei Ihrem Befragungsvorhaben mit unserer langjährigen Erfahrung und Expertise begleiten dürfen. Wir stehen Ihnen sowohl bei der kompletten Durchführung von Mitarbeiterbefragungen als auch punktuell im Folgeprozess zur Seite, bspw. in Form von Train-the-Trainer-Konzepten, Ergebnispräsentationen sowie Maßnahmenworkshops und Großgruppenveranstaltungen. Das Team von vieconsult begleitet Sie dabei, den Überblick über das Wesentliche zu bewahren, Instrumente und Know-how richtig einzusetzen und Fehler zu vermeiden.

Steigern Sie gemeinsam mit uns den langfristigen Nutzen Ihrer Befragungsdaten sowie die nachhaltige Wirkung Ihres Mitarbeiterfeedbacks!