Wie viel kostet eine Mitarbeiterbefragung?

Mitarbeiterbefragung und Kosten – diese Thematik geht unweigerlich mit den Erhebungen in Ihrem Unternehmen einher. Kein leichter Bereich – auch wir müssen dafür einen näheren Blick auf Ihren Case werfen und die Gegebenheiten prüfen. Die Ermittlung der Kosten für Ihre nächste Mitarbeiterbefragung richtet sich nach bestimmten Faktoren und Bedingungen.

Welche das sind, wie sie herausfinden, wie viel Ihre Mitarbeiterbefragung kostet und wie Sie diese Thematik strukturiert und zielführend mit unserer Hilfe angehen können, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Mitarbeiterbefragung: Die Frage nach den Kosten

Häufig erfragen potenzielle Neukundinnen und Neukunden schon während des ersten Kontaktes: „Und wie viel kostet mich eine Mitarbeiterbefragung? “. Für uns ist diese Frage damit vergleichbar, in ein Autohaus zu gehen, um dort eine Verkäuferin oder einen Verkäufer zu fragen: „Was kostet ein Auto bei Ihnen?“. Die Antwort ist klar: Es kommt darauf an, welches Auto sie wollen und ebenso, welche Mitarbeiterbefragung sie wollen.

An diesem simplen Beispiel wird klar, dass eben diese Autohändlerin oder dieser Autohändler erst einmal Fragen stellen muss, um den Wunsch einer Kundin oder eines Kunden zu ermitteln: Welcher Einsatzzweck? Welche Marke? Welches Modell? Welche Ausstattungslinie? Welcher Treibstoff-Typ? Gebrauchtwagen, Jahreswagen oder Neuwagen? Und – oh Wunder – im Ergebnis kostet ein neuer Maserati Quatroporte natürlich mehr als ein gebrauchter Fiat 500.

Bei der Frage nach den Kosten für eine Mitarbeiterbefragung ist es ähnlich und dennoch besteht bei Kundinnen und Kunden teilweise der Eindruck, man könnte Ihnen sofort einen Preis nennen. Natürlich gibt es Erfahrungswerte, aber dennoch sind die Kosten für eine Mitarbeiterbefragung von einigen Faktoren abhängig, die es im Klärungs- und Anbahnungsstadium zu besprechen gilt.

Die Lösung: Zeit und gegenseitiger Austausch

Um mit unseren Kundinnen und Kunden schon früh deren Erwartungen an ein Befragungsprojekt zu klären, haben wir unsere Employee Survey Canvas entwickelt. Ein Moderationstool, welches bspw. im Rahmen eines Konzeptionsworkshops die wichtigsten Erwartungen von Kundenseite erhebt. Für Sie gibt es die Employee Survey Canvas übrigens auch kostenlos als Download.

Wir nehmen uns im Rahmen von Neukundinnen- und Neukundengesprächen dementsprechend viel Zeit, um mögliche Kosten einer Mitarbeiterbefragung gemeinsam zu besprechen. Denn je genauer wir wissen, was die Kundinnen und Kunden wollen und brauchen, umso treffsicherer wird die Kalkulation und wir können ihnen sagen, wie viel Ihre Mitarbeiterbefragung kosten wird. In großen Projekten empfehlen wir wie zuvor beschrieben einen halbtägigen Konzeptionsworkshop als Vorprojekt.

Komplexitätsfaktoren, die die Kosten für die Mitarbeiterbefragung mitbestimmen

Die folgenden Faktoren wirken sich im Sinne der technisch-administrativen Durchführung einer Mitarbeiterbefragung auf die Kostenstruktur aus und führen schon etwas näher zur Beantwortung der Frage, wie viel eine Mitarbeiterbefragung kostet:

• Belegschaft: Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen befragt werden?
• Methode: Wie soll erhoben werden? Online, hybrid oder Papierfragebogen?
• Sprachen: Wie viele Sprachen werden benötigt? Soll dies als Service zusätzlich angeboten werden? Gibt es einen Rückübersetzungsbedarf offener Kommentare?
• Erhebungs- und Auswertungseinheiten: Wie viele Standorte und Organisationseinheiten sollen differenziert werden? Wie viele Berichte beziehungsweise Berichtsempfängerinnen oder Empfänger soll es nach der Befragung geben?

Das Servicelevel bestimmt die Kosten

Neben den klassischen technisch-administrativen Faktoren ist natürlich auch das erwartbare Servicelevel ein Faktor, der Unterschiede bezüglich der Kosten einer Mitarbeiterbefragung bedingt.

• Strategische Beratung: Wollen die Kundinnen und Kunden bei der strategischen Konzeption begleitet werden? Oder gibt es bereits klare Konzepte, die umsetzbar sind?
• Partizipation: Wollen die Kundinnen und Kunden eine größere Anzahl an Menschen in die Konzeption einbinden oder gibt es nur eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner?
• Kommunikation: Leisten die Kundinnen und Kunden die interne Kommunikation selbst oder wollen sie externe Ressourcen zukaufen?
• Qualifizierung: Investieren die Kundinnen und Kunden in die inhaltliche Vorbereitung der Führungskräfte? Zum Beispiel durch Qualifzierungsangebote?
• Transfer: Leisten die Kundinnen und Kunden die Rückvermittlung der Ergebnisse an Führungskräfte intern oder wollen sie sich externes Know-how einkaufen?
• Follow-up: Planen, administrieren und begleiten die Kundinnen und Kunden den Aufarbeitungsprozess selbst oder brauchen sie externes Know-how?

Manche Kundinnen und Kunden sehen uns als „technischen Dienstleister für eine Befragung“; andere sehen uns als „Sparringspartner für die Unternehmenskulturentwicklung“. Erwartungshaltung und Nutzungsverhalten bedingen das Servicelevel.

Einkaufsbedingungen, die die Kosten der Mitarbeiterbefragung mitbestimmen

Letztlich gibt es durchaus auch Faktoren, die zwar jenseits des Vorhabens liegen und dennoch bei unseren Mitarbeiterbefragungen kosten-relevant sind. Dazu gehören beispielsweise:

1. Overhead: Wie komplex ist das geforderte Projektmanagement der Kundinnen und Kunden (zum Beispiel anhand monatlicher Projektberichte)?
2. Zahlungsbedingungen: Wie lieferantenfreundlich sind die Zahlungsbedingungen? Wie langfristig sind die Zahlungsziele?
3. Volumen und Bindung: Wie groß ist das Gesamtprojekt und stellen die Kundinnen und Kunden mehrjährige Wiederholungen in den Raum?

Und auch hier wundern sich Kundinnen und Kunden, warum ein „90 Tage Zahlungsziel“ nach Projektabschluss weniger Gestaltungsmöglichkeiten bietet als etwa 100 % direkt bei Beauftragung.

Ach ja… die Mitarbeiterbefragung und die internen Kosten

All diese Faktoren wirken auf die Kosten einer Mitarbeiterbefragung. Und dabei sollen die internen Personalkosten der Kundinnen und Kunden nicht unerwähnt bleiben, denn eine Mitarbeiterbefragung bindet auch immer interne Ressourcen für die Konzeption und Begleitung des Projektes, aber vor allem für den Aufarbeitungsprozess mit ein. Zeit, die beispielsweise in Workshops investiert wird, bedeutet Investition, die Unternehmen zusätzlich in Kauf nehmen sollten. Gleiches gilt für die Länge der Befragung, die sich in Bearbeitungszeit und dementsprechend Arbeitszeit niederschlägt.

Fazit zum Thema „Mitarbeiterbefragung und Kosten“

War diese Antwort unbefriedigend? Stellen Sie sich immer noch die Frage: „Wie viel kostet meine Mitarbeiterbefragung?“. Weil Sie trotz aller Informationen in diesem Blogbeitrag eine konkrete Zahl als erste Indikation benötigen?

Auch wenn wir klar argumentiert haben, dass die Kosten für eine Mitarbeiterbefragung individuell betrachtet und kalkuliert werden müssen – zum Abschluss ein paar wichtige Eckdaten:

• Wir bei vieconsult verrechnen die Planung und Konzeption im Vorfeld der Mitarbeiterbefragung sowie die Transfer- und Follow-up-Leistungen im Nachgang einer Befragung nach Beratungstagen. Diese liegen im Regelfall bei 1.950 € nt. Beratungshonorar pro Leistungstag. Ausnahmen bestätigen wie immer die Regel. Wir raten Ihnen, für beide Phasen ein paar Leistungstage zu reservieren – je nach Größe des Unternehmens.
• Die technische Durchführung der Befragung wird bei vieconsult meist als Befragungspauschale bepreist – abhängig von der Komplexität der Erhebung und der Anzahl der Ergebnisberichte. Dabei sind kleine Befragungen pro Ergebnisbericht teurer als Großbefragungen mit Skaleneffekten. Pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter landet man dabei oft in einer Preis-Range von 5 € bis 20 € pro befragter Person.
• Summa summarum: Unsere Erfahrungswerte zeigen, dass Mitarbeiterbefragungen für Unternehmen mit rund 1.000 – 2.000 Mitarbeitenden häufig zwischen 17.500 € und 27.500 € landen, was die Grundkosten betrifft. Das wäre dann der VW-Golf.

Aber eines empfehlen wir Ihnen in jedem Fall: Planen Sie für den Aufarbeitungsprozess zumindest ebenso viele Ressourcen und Budgetmittel wie für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung ein. Ein 50:50 Verhältnis gibt Ihnen Raum nicht in Sparefroh Manier zu starten, sondern langfristig sinnvoll ausgestattet zu sein. Sie wollen Ihren neuen Wagen ja schließlich auch volltanken und versichern.