Mitarbeiterbefragung: Leitfaden zur Konzeption

Mitarbeiterbefragungen haben sich in vielen Unternehmen als jährliche Instrumente der Personalarbeit etabliert. Dennoch beäugen Mitarbeitende, Betriebsräte und sogar Führungskräfte interne Umfragen oft kritisch. Nutzwert und Effekte werden infrage gestellt. Umso wichtiger ist es zu wissen, was es bei der Konzeption eines Befragungsprojektes zu beachten gilt, um mit einer Mitarbeiterumfrage die organisationale Entwicklung wirksam anzugehen. In diesem Leitfaden erklären wir, wie Sie eine nachhaltig wirkende Mitarbeiterbefragung durchführen und diese erfolgreich in Ihre Belegschaft einbinden.

Noch vor der eigentlichen Konzeption der Mitarbeiterbefragung ist das Ziel der Umfrage zu definieren – ein Befragungsprojekt kann in der Praxis schließlich unterschiedliche Funktionen erfüllen. Zwei oft verfolgte Funktionen der Mitarbeiterbefragung wollen wir zu diesem Zweck hervorheben:

1. Die Messfunktion: Eine Mitarbeiterbefragung bildet Meinungen und Einschätzungen in Kennzahlen sowie Ziffern ab.
2. Die Interventionsfunktion: Die Mitarbeiterbefragung soll über die Herstellung eines aktuellen Meinungsbildes sowie die Messung des Ist-Zustandes hinausgehen. Stattdessen soll es um die Veränderung von bestimmten Themen oder die kontinuierliche Weiterentwicklung des Unternehmens gehen. Die Mitarbeiterbefragung wird dabei zu einem machtvollen Instrument im Rahmen der Organisationsentwicklung.

Mitarbeiterbefragungen können erst dann zu echten Erfolgsprojekten werden, wenn Unternehmen die Befragung selbst als Intervention begreifen – und nicht auf jene Maßnahmen fokussieren, die als Reaktion auf eine Mitarbeiterbefragung abgeleitet werden.

Leitfaden für wirksame Mitarbeiterbefragung

Nach der Festlegung der Zieldefinition können Sie mit der Konzeption Ihrer Mitarbeiterbefragung beginnen. Versuchen Sie dabei, die folgenden fünf Schritte aus unserem Leitfaden für Mitarbeiterbefragungen im Auge zu behalten.

1. Holen Sie Stakeholder an Bord

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung ist von der Beteiligung des Top-Managements abhängig. Überzeugen Sie also das Top-Management von Ihrem Befragungsprojekt und sorgen Sie dafür, dass sich Vertreterinnen und Vertreter persönlich für Ihre Pläne einsetzen. Je authentischer, desto besser. Auch der Austausch mit der Belegschaftsvertretung sollte über die reine Information (was ohnehin gesetzliche Pflicht ist) hinausgehen. Binden Sie die Belegschaftsvertretung aktiv in Ihr Vorhaben ein. Das beeinflusst die Einstellung der Mitarbeitenden zur Erhebung meist positiv.

2. Kommunizieren Sie den Nutzen der Befragung

Die interne Kommunikation über eine Mitarbeiterbefragung lebt davon, dass Ziele, Nutzen sowie Verwertungszwecke deutlich gemacht werden. Das „Warum“ ist dabei weniger wichtig als das „Wozu“. Wenn man den Zweck der Befragung eindeutig und klar vermittelt, überzeugt man gleichzeitig von der Sinnhaftigkeit und erhöht die Teilnahmequote der Befragung.

3. Stellen Sie Vertraulichkeit sicher und bauen Sie Misstrauen ab

Mitarbeiterbefragungen sollten freiwillig und anonym sein. Es ist eine Kernaufgabe der Kommunikationsarbeit, die Belegschaft von der Freiwilligkeit sowie Anonymität der Befragung zu überzeugen und getroffene Vorkehrungen transparent zu präsentieren. Externe Dienstleister können bei der Überzeugungsarbeit unterstützen, da sie als vertrauensstiftende und objektive Instanzen eingeordnet werden.

4. Machen Sie Erwartungen an Führungskräfte klar

Erklären Sie am besten schon vor der Befragung, was im Anschluss von Führungskräften gefordert wird. Denn Befragungen umfassen fast immer auch einen Aufarbeitungsprozess der Ergebnisse. Und in diesem Prozess spielen Führungskräfte eine entscheidende Rolle. Je stärker sie sich ihrer Verantwortung bewusst werden, umso wahrscheinlicher ist es, dass sie die Befragung auch in ihren Teams promoten und fördern. Eine Mitarbeiterbefragung braucht die Vorbildwirkung der Führungskräfte!

5. Planen Sie benötigte Ressourcen frühzeitig ein

Verlieren Sie sich nicht in der Konstruktion der Befragung. Dadurch rückt die Planung des Follow-up-Prozesses meist in den Hintergrund. Lassen Sie sich nicht von den Ergebnissen Ihrer Befragung überraschen und unter Handlungsdruck bringen. Planen Sie den Aufarbeitungsprozess der Befragung, noch bevor die ersten Ergebnisse vorliegen.

Nutzen Sie das Wissen von Expertinnen und Experten

Sie wollen eine Mitarbeiterbefragung durchführen, haben jedoch Probleme in der Konzeption? Greifen Sie auf externe oder interne Expertinnen und Experten zurück. Wir erklären, welche konkreten Vorteile sich durch die Einbindung externer Expertinnen und Experten ergeben und an welchen Stellen es sich lohnt, die interne Expertise zu nutzen.

Definieren Sie die Verantwortungsbereiche

Externe Expertinnen und Experten können eine Mitarbeiterbefragung positiv unterstützen und wertvolle Impulse setzen. Allerdings sollte ein Unternehmen die Verantwortung für die Befragung nicht komplett abgeben, sondern auch interne Expertise nutzen und damit die Selbstlernkräfte der Organisation stärken. Mitarbeiterbefragungen sollten keine Projekte sein, bei denen externe Beraterinnen und Berater von Workshop zu Workshop durch Unternehmen touren. Stattdessen sollten sie zu einem Regelkreislauf des kontinuierlichen organisationalen Lernens werden. Und als Unternehmen sollte man danach trachten, internes Know-how und Begleitungskompetenzen gezielt aufzubauen.

Setzen Sie Ihre interne Expertise ein

Bereits in der Planungsphase kann die Beteiligung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Akzeptanz eines Befragungsprojekts enorm erhöhen. Lassen Sie keinen „Expertenfragebogen“ von außen konzipieren, sondern die Befragung von internen Expertinnen und Experten Maßschneidern. Nutzen Sie interne Multiplikatorinnen und Multiplikatoren über die gesamte Projektlaufzeit. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten.

No-Gos in der Konzeption einer Mitarbeiterbefragung

In einem Leitfaden zur Konzeption einer Mitarbeiterbefragung dürfen sie auf keinen Fall fehlen: Die No-Gos. Es gibt neben klaren Befürworterinnen und Befürwortern der Befragung auch eine steigende Anzahl entschiedener Gegnerinnen und Gegner, die den Nutzwert von Mitarbeiterbefragungen häufig infrage stellen. Man spricht von „hohem Aufwand“, von „wenig Handlungswirkung“ und „Daten ohne Aussagekraft“. Aber warum? Und was kann man dem entgegensetzen?

Folgende Fehler tragen oft dazu bei, dass die Qualität einer Befragung leidet.

1. Fehler: Analytik der Handlungsorientierung vorziehen

Idealerweise sollte die Handlungsorientierung einer Befragung im Mittelpunkt stehen und sich gegen die Analytik durchsetzen. Dennoch werden Mitarbeiterbefragungen öfter als reine Forschungsinstrumente betrachtet. Das sind sie aber nicht. Befragungsprojekte sind Instrumente der Organisationsentwicklung und müssen als solche behandelt werden. Daher sollte es nicht darum gehen, das Maximum komplexer Auswertungen (z. B. hoch-verrechnete Indizes, Treiberanalysen, multivariate Modelle) anzuwenden, sondern das Gesamtkonzept möglichst handlungsorientiert zu gestalten. In der Praxis müssen Ergebnisse vor allem leicht verständlich und unmittelbar handlungsleitend sein.

2. Fehler: Führungskräfte als Randfiguren, nicht als Spielmacher betrachten

Führungskräfte werden häufig nur als Randfiguren der Mitarbeiterbefragung betrachtet. Im Vorfeld werden sie daher auch selten in die Konzeption einbezogen. Im Nachgang der Befragung gehen die Ergebnisse und deren Bearbeitung trotzdem schnell in die „Führungsverantwortung“ über. Die Bearbeitung der Ergebnisse wird dabei simplifiziert und unterschätzt. An Ressourcen oder direkter Unterstützung mangelt es. So verliert man viele Führungskräfte als echte Mitgestalterinnen und Mitgestalter der Befragung.

3. Fehler: Frequenz erhöhen – der trügerische Hoffnungsschimmer

Und dann gibt es da noch den trügerischen Hoffnungsschimmer „Puls-Befragung“. Statt großer Mitarbeiterbefragungen messen wir einfach häufiger, aber kleiner. Trügerisch ist jedoch, dass Pulse-Surveys auch zu intensiveren Bearbeitungen führen. Die gewünschten Erwartungen bleiben also oft unerfüllt. Es wird nur die Messfrequenz gesteigert, nicht aber die Umsetzungskompetenz.

Wir helfen bei der Konzeption Ihrer Mitarbeiterbefragung

Die strukturierte Konzeption von Befragungsprojekten hat maßgebliche Auswirkungen auf die spätere Durchführung sowie Aufarbeitung. Achten Sie darauf, die Ziele Ihrer Befragung frühzeitig festzulegen, investieren Sie ausreichend Zeit in die Planung und versuchen Sie die angegebenen Fehlerquellen zu vermeiden.

Sie haben noch Fragen zur Konzeption Ihrer Mitarbeiterumfrage? Profitieren Sie von unserer langjährigen Praxiserfahrung. Gemeinsam stimmen wir alle Rahmenbedingungen ab und steigern den Nutzwert der Daten und die Wirkung Ihrer Mitarbeiterbefragung.

Egal ob Engagement Survey, Stimmungsbarometer oder Evaluierung psychischer Belastungen nach dem ASchG – führen Sie Ihr Befragungsprojekt mit uns zum Erfolg!