Warum Mitarbeiterbefragungen wichtig sind

Mitarbeiterbefragungen sind Klassiker im Methodenrepertoire vieler Personalabteilungen – und das schon seit rund 40 Jahren. Nach Branchenstudien führen 80 – 90% aller Großunternehmen im DACH-Raum regelmäßig Befragungen durch. Aber warum sind Mitarbeiterbefragungen heutzutage überhaupt noch wichtig und wie bringt man eingefahrene Strukturen auf den neuesten Stand?

Die Mitarbeiterbefragung ist als Methode wohlbekannt. Es handelt sich dabei meist um eine schriftliche Befragung aller Mitarbeitenden eines Unternehmens im Auftrag der Geschäftsführung entlang eines Fragebogens. Oft werden Befragungen dabei im Zusammenhang mit Organisationsentwicklung genannt.

Gleichzeitig hinkt die Realität in vielen Unternehmen hinterher. Der volle Nutzwert von bestehenden Mitarbeiterbefragungen wird nicht erzielt, oder Befragungen verkommen zu reinen Kennzahleninstrumenten, um „softe Faktoren“ in „harten Zahlen“ abzubilden. Warum sind Mitarbeiterbefragungen dennoch auch heutzutage noch sehr wichtig und wie können sie ihre volle Wirkung entfalten?

Die Mitarbeiterbefragung: Eine Möglichkeit, keine Garantie

Die Frage erinnert an ein Zitat, das man Winston Churchill zuschreibt: „Die Demokratie ist die schlechteste aller Staatsformen, ausgenommen alle anderen.“ Ohne die Originalität und den Wahrheitsgehalt dieses Zitates prüfen zu wollen – es bietet einen passenden Aufhänger für unsere Fragestellung.

Denn auch Mitarbeiterbefragungen sind unvollkommene Hilfsmittel. Solange es in einem Unternehmen noch möglich ist, alle Menschen mit einfachen Mitteln in einen (virtuellen) Raum zu bekommen und dort Feedback zu pflegen, solange sind Mitarbeiterbefragungen gegebenenfalls noch gar nicht notwendig. Ab einer gewissen Größe von Organisation sind Mitarbeiterbefragungen jedoch – sozusagen frei nach Winston Churchill – „ein schlechtes Instrument, aber das Beste, das wir bisher gefunden haben.“

Mitarbeiterbefragungen sind erprobte Instrumente. Sie sind nicht perfekt, bieten aber – professionell durchgeführt und mit ausreichend Ressourcen versehen – viele Ansatzpunkte für die laufende Unternehmensentwicklung. Mitarbeiterbefragungen sind kein „Selbstläufer“ und kein „Allheilmittel“. Sie können komplett schief gehen und katastrophal durchgeführt werden. Und genauso gibt es Erfolgsstorys von Unternehmen, die Mitarbeiterbefragungen in ihrer zentralen Wirkkraft für sich selbst erkannt haben.

Wer Inspiration benötigt, dem sei die Geschichte von Bodo Jansen ans Herz gelegt. Eine Unternehmergeschichte, die viele Impulse zum aktuellen Trendthema „Purpose“ bietet und letztlich von einer Mitarbeiterbefragung angestoßen wurde.

Es geht also weniger um die Frage, ob Mitarbeiterbefragungen noch wichtig sind, sondern eher wie eine Befragung heutzutage wirkungsvoll gestaltet werden kann.

Zeit die Mitarbeiterbefragung neu zu erfinden

Mitarbeiterbefragungen bieten viel Potenzial. Die Art und Weise, wie man Mitarbeiterumfragen durchführt, sollte sich im Hinblick auf die moderne Arbeitswelt jedoch auf mehreren Ebenen verändern:

1. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Technik

Befragungen werden immer digitalisierter – die Papierbefragung stirbt aus.

2. Planen Sie mit einer verkürzten Durchlaufzeit

Befragungen werden schneller und Projektdurchlaufzeiten kürzer.

3. Setzen Sie auf neue Inhalte

Befragungen müssen sich an die Arbeitswelt anpassen. Fragebogenkonzepte aus den 80er-Jahren halten der modernen Arbeitswelt in vielfacher Hinsicht nicht mehr stand.

4. Passen Sie Ihre Leitthemen an

Die Leitbegriffe von Befragungen verändern sich. Aus „Arbeitszufriedenheit“ wurde „Mitarbeiterengagement“ und schließlich „Employee Experience“.

5. Verknüpfen Sie Ihre Befragungen

Einzelbefragungen werden immer häufiger zu ganzen Befragungslandschaften verschränkt.

6. Führen Sie ergänzende Befragungen durch

Die klassische Vollbefragung wird mit Kurzbefragungen, Pulse Surveys und Stimmungsbarometern ergänzt.

7. Verwenden Sie alternative Tools

Es ergeben sich alternative Methoden für Unternehmen, um in bestimmten Situationen Feedback einzuholen. Von Live-Abfragen (z. B. Mentimeter) bis hin zu Intranet-Funktionalitäten.

Damit Mitarbeiterbefragungen wirkungsvoll bleiben, müssen sie sich verändern. So wie sich auch die Arbeitswelt verändert. Aus unserer Sicht stirbt die reine top-down und kennzahlenorientierte Mitarbeiterbefragung über kurz oder lang aus.

Dialog- und entwicklungsorientierte Befragungen mit klarem Aktionsfokus haben dennoch eine große Bedeutung. Mitarbeiterbefragungen sind schon längst mehr als eine fixe Methode. Sie sind eher ein Methodenkasten, aus dem man die passenden Gesamtinterventionen konstruiert.

Kritische Faktoren für wirkungsvolle Mitarbeiterbefragungen

Man kann Mitarbeiterbefragungen also weder pauschal eine Wirkung noch pauschal eine Nicht-Wirkung zuschreiben. Sie haben eine Möglichkeit, Wirkung zu entfalten. Es gibt Faktoren, die förderlich sind und Faktoren, die hinderlich sind.

Aus unserer Sicht gibt es drei Aspekte, die den Erfolg oder Misserfolg einer Mitarbeiterbefragung bestimmen:

1. Die passenden Voraussetzungen

„Ist ein Thema vor der Befragung in einer Organisation nicht relevant, wird es auch nach der Befragung kaum Relevanz entwickeln.“

Dieser Gedanke stammt von Armin Trost, der ihn als goldene Regel von Mitarbeiterbefragungen bezeichnet. Er referenziert darauf, dass Befragungen das kulturelle Grundmuster von Organisationen nicht verändern können, sondern einen fruchtbaren Nährboden brauchen, um die eigene Wirkkraft zu entwickeln. Befragungen schaffen keine positive Feedback- oder Lernkultur, Befragungen brauchen eine positive Feedback- und Lernkultur. Entsprechend sollte man den Themen der Befragung bereits vor dem Projekt Aufmerksamkeit schenken. Man sollte Organisationen hin zur Befragungstauglichkeit entwickeln.

2. Qualität vor Quantität

Die Messgeschwindigkeit darf die Umsetzungsgeschwindigkeit nicht überholen!

Gerade die Digitalisierung und Automatisierung von Mitarbeiterbefragungen bietet neben vielen Chancen auch das Risiko, dass der Messaspekt über den Interventionsaspekt gestellt wird. Man befragt mehr und häufiger in kürzeren Zeit-Intervallen. Man ermöglicht vielen (oder allen) in einer Organisation Befragungen zu erstellen und durchzuführen. Die Quantität der Befragung nimmt zu, während die Qualität der Befragung nimmt ab. Die Konsequenz: Die Bearbeitung der Befragung wird erschwert. Und wenn einzelne Anbieter am Markt bereits von „Echtzeit-Daten über die Kündigungswahrscheinlichkeit in Organisationseinheiten“ sprechen, dann verkommt die Mitarbeiterbefragung schnell zum Mitarbeitermonitoring. Eine Befragung braucht Zeit für die Betrachtung der Ergebnisse.

3. Niemals ohne Aufarbeitung

Menschliche Intelligenz fördern, anstatt auf Künstliche Intelligenz zu hoffen!

Die Technisierung von Befragungen bietet zudem auch viele neue Möglichkeiten, um Daten aufzubereiten und Kennzahlen zu berechnen. Aber der Weg vom Datenpunkt zur echten Erkenntnis hin zur nachhaltigen Veränderung ist eine Aktionskette, die abseits von Technik stattfindet. In den meisten Unternehmen scheitert es nicht am Wissen, worin einige immanente Probleme der Organisation verwurzelt sind. Es scheitert viel häufiger an der Erfahrung, der Aufmerksamkeit, dem Mut oder der Energie, sich diesen Themen wirklich zu widmen. Künstliche Intelligenz schafft im schlimmsten Fall Unmündigkeit, da uns Algorithmen sagen, wo Probleme liegen. Und das, obwohl die Arbeitspsychologie uns schon seit Jahrzehnten solide Modelle liefert, wie Arbeitswelten menschenzentriert gestaltet werden können. Man sollte die Menschen in der Organisation daher detailliert auf den Umgang mit den Befragungsergebnissen vorbereiten.

Mitarbeiterbefragung: Ein zeitloser Klassiker

Aus unserer Sicht haben Mitarbeiterbefragungen weiterhin die volle Berechtigung im Methodenkanon der Personalarbeit. In manchen Aspekten sogar mehr denn je. Aber wir reden dabei nicht von der „Mitarbeiterbefragung als Methode“, sondern eher von der „Mitarbeiterbefragung als Prozess“. Schaffen Sie einen passenden Nährboden für Ihre Befragung, setzen Sie Qualität vor Quantität und planen Sie die Aufarbeitung der Befragungsergebnisse ein!

Sie planen ein Befragungsprojekt? Informieren Sie sich jetzt, wie eine Mitarbeiterbefragung mit vieconsult aussehen könnte!