Mitarbeiterumfrage durchführen: 5 Tipps für höhere Response-Rate

Mitarbeiterumfragen sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbeziehen und ihre Meinungen abfragen, um das Mitarbeiterfeedback in spezifischen Maßnahmen berücksichtigen zu können. Doch was ist zu tun, wenn die Response-Rate der Mitarbeiterumfrage gering ausfällt? Herrscht in Ihrem Unternehmen Befragungsmüdigkeit? Erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiterumfrage optimal durchführen und mit welchen Tipps Sie Ihre Mitarbeitenden zur Teilnahme anregen!

Mitarbeiterumfragen sind etablierte Instrumente und in vielen Aspekten der partizipativen Unternehmensführung und mitarbeiterorientierten Unternehmensgestaltung nicht wegzudenken. Sie haben sich – professionell durchgeführt und nachhaltig in den Ergebnissen verfolgt – in der Praxis als äußerst sinnvoll erwiesen. Und dennoch herrscht in vielen Unternehmen Befragungsmüdigkeit. Was sind die häufigsten Gründe für eine niedrige Response-Rate?

Arten von Teilnehmenden und (Nicht-)Teilnehmenden

Man könnte die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Befragung vermutlich in die folgenden Gruppen einteilen:

• Aktive Teilnehmende
• Passive Teilnehmende
• Aktive Nicht-Teilnehmende
• Passive Nicht-Teilnehmende
• Die Abbrecherinnen und Abbrecher

Die aktiven Teilnehmenden sind der Idealfall. Sie nehmen interessiert und engagiert an dem Feedback teil und wollen mit ihren Antworten aktiv an der Gestaltung des Unternehmens arbeiten.

Die passiven Teilnehmenden füllen die Befragung demgegenüber zwar aus, sehen dies aber eher als „Pflichterfüllung“ oder mit einer „Na gut, machen wir es halt…“-Einstellung. Beide Gruppen partizipieren an der Umfrage.

Die aktiven Nicht-Teilnehmenden entscheiden sich bewusst gegen eine Teilnahme an der Umfrage. Sie möchten grundsätzlich nicht an der Befragung teilnehmen und ignorieren dementsprechend die Teilnahmeeinladungen. Diese Mitarbeitenden vertrauen entweder nicht darauf, dass ihre Meinung zu einer Verbesserung des Arbeitsumfeldes führt. Oder: Sie vertrauen nicht darauf, dass mit ihren Antworten vertrauensvoll (auch im Sinne des Datenschutzes) umgegangen wird.

Die passiven Nicht-Teilnehmenden versäumen die Befragung aus diversen Gründen – ob Stress, Urlaub, Krankenstand oder Logistik. Sie haben sich nicht aktiv dagegen entschieden – es „passiert“ einfach.

Bleibt noch eine weitere Personengruppe: Die Abbrecherinnen und Abbrecher. Diese Personengruppe startet die Befragung zwar, beendet diese aber nicht. Meist gibt es die „Frühabbrecherinnen und -abbrecher“ (sie brechen bereits auf Seite 1 oder 2 der Befragung ab) oder die „im-Laufe-der-Befragungslänge-Wegsterbenden“. Bei Frühabbrechern tritt meist im Prozess der Befragung ein Umstand ein, der zu einer aktiven Nicht-Teilnahme führt (bspw. empfindet man die Organisationseinheitenzuteilung als zu detailliert oder als de-anonymisierend). Bei den mit der Befragungslänge „Wegsterbenden“ treten oft Ermüdungserscheinungen auf, oder das Interesse verliert sich mit fortschreitender Dauer aus anderen Gründen.

5 Tipps für eine hohe Response-Rate bei der Durchführung einer Mitarbeiterumfrage

Wie kann man eine Mitarbeiterbefragung im Unternehmen optimal durchführen? Einer der wichtigsten Tipps für eine hohe Rücklaufquote in einer Mitarbeiterumfrage ist und bleibt es, den Nutzwert für Mitarbeitende zu erhöhen. Nehmen die Mitarbeitenden eine Befragung als sinnvoll wahr, werden sie höchstwahrscheinlich auch daran teilnehmen. Konkret geht es also um den konsequenten Umgang mit den Ergebnissen (positiven wie auch negativen!), die Nachhaltigkeit der Ergebnisbearbeitung und die Nutzung der gesamten Mitarbeiterbefragung als positives Instrument der Unternehmensentwicklung. Ist eine Mitarbeiterumfrage nutzenstiftend positioniert und akzeptiert, folgt fast immer eine hohe Response-Rate.

Mit den folgenden Tipps für eine höhere Rücklaufquote halten Sie Abbrecherinnen und Abbrecher im Boot, aktivieren passive Teilnehmende oder gewinnen passive Nicht-Teilnehmende.

1. Gestalten Sie den Fragebogen besonders zugänglich

Ein Fragebogen ist nicht nur ein Erhebungsinstrument, er ist auch Kommunikationsinstrument. Entsprechend ist es essenziell, auf die Schriftsprache in der Formulierung aller Texte zu achten. Der Fragebogen kann schnell nach „Management-Wording“ klingen und die Mitarbeitenden können dadurch womöglich das Interesse verlieren. Je besser es gelingt, durch einfache, klare Sprache zu überzeugen, umso eher erreicht man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

2. Bauen Sie den Fragebogen didaktisch auf

Ein Fragebogen sollte Fragen nicht in monotoner Reihenfolge beinhalten. Fragebögen sind eine eigene Literaturgattung und leben von Aufbau, Spannungsbogen, Abwechslung und thematischen Klammern, die gezielt gesetzt werden müssen. Dazu zählt auch eine entsprechende Seiten-Trennung oder in Online-Befragungen die klare Navigation.

3. Bieten Sie Ihrer Belegschaft Sprachoptionen an

Was manchmal übersehen wird: Die Sprache (im Sinne der Landessprache) per se ist nicht nur eine grundlegende Zutrittshürde zu einer Mitarbeiterbefragung, sondern entscheidet auch über die Ausfüll- und Datenqualität. Wo möglich, sollten daher Mitarbeiterumfragen die Sprachkompetenzen der befragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigen. Bei einer weiteren Zusatzsprache handelt es sich meist im Vergleich zu der Wertschätzung und Erreichbarkeit der eigenen Mitarbeitenden um einen geringen Zusatzposten.

4. Nutzen Sie moderne technologische Gestaltungsmöglichkeiten

Moderne Online-Fragebögen bieten viele Optionen, um Mitarbeitenden eine positive „User Experience“ zu bieten. Sie werden damit stärker in die Mitarbeiterbefragung involviert und „zum Weitermachen“ aktiviert. Nutzen Sie diese Möglichkeiten: von verschiedenen Skalentypen und angepassten Filtersträngen bis hin zum allgemeinen Layout und „responsive design“. Ebenso bieten sich offene Kommentarfelder an.

5. Räumen Sie technische Zugangshürden aus dem Weg

Der Trend geht in Richtung Online-Mitarbeiterbefragung, auch wenn noch nicht alle Mitarbeitenden online erreichbar sind. Entscheidet sich das Unternehmen dafür, Papierbefragungen zu begraben und zur Online-Befragung zu wechseln, ergeben sich dadurch neue Herausforderungen. Es gibt aber auch passende Lösungen: von allgemein zugänglichen Terminallösungen, analogen Zugangsdaten für Online-Befragungen (bspw. TAN-Briefe, Code-Karten), Leih-Tablets für Klassenzimmermethoden bis hin zur Nutzung privater mobiler Endgeräte – es gibt für jedes Unternehmen eine Möglichkeit, die passenden Schritte einzuleiten. Hürden zu beseitigen, bedeutet Menschen Unterstützung darin zu bieten, erstmals online an einer Befragung teilzunehmen (z. B. Hilfe-Tutorials, klarer Support).

Nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterumfrage

Die Response-Rate einer Mitarbeiterumfrage ist kein Selbstzweck. Sie ist sowohl der Gradmesser dafür, wie viele Mitarbeitenden vom Befragungsvorhaben überzeugt wurden als auch von der Aussagekraft der Ergebnisse. Entsprechend gilt es frühzeitig und umfassend darauf zu achten, dass Müdigkeit in diesem Zusammenhang gar nicht erst aufkommt. Um daran zu arbeiten, gibt es viele kleine und ein paar große Stellschrauben. Die größte von allen: Nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer nächsten Mitarbeiterbefragung sinnstiftend und sichtbar!