Nicht jede Mitarbeiterbefragung ist gleich anonym

Mitarbeiterbefragungen und die Wirksamkeit ihrer Ergebnisse leben von Anonymität. Aber wie kann man die anonyme Durchführung einer Befragung garantieren? Da gibt es einiges zu bedenken, denn nicht nur die Erhebung der Daten sollte anonym stattfinden, sondern auch ihre Auswertung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiterbefragung anonym gestalten und was Sie in Bezug auf Datenschutz unbedingt beachten sollten.

Eine Mitarbeiterbefragung wird meist entlang der Grundsätze von Freiwilligkeit und Anonymität durchgeführt. Das bedeutet zum einen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeladen werden, an ihr teilzunehmen, aber niemals Zwang besteht, sich zu beteiligen (ganz im Gegensatz zu einem „verpflichtenden Personalfragebogen“). Zum anderen bedeutet es, dass die abgegebenen Antworten in einer Mitarbeiterbefragung anonym ausgewertet werden und niemand erfährt, wer sich beteiligt hat und wer nicht.

In der Praxis lässt sich die Anonymität einer Mitarbeiterbefragung in verschiedenen Befragungsphasen und in unterschiedlichen Varianten feststellen.

Mit diesen drei Erhebungsmethoden befragen Sie Ihre Mitarbeitenden anonym

In der Erhebungsphase einer Mitarbeiterbefragung gibt es drei idealtypische Vorgehensweisen, um Anonymität zu garantieren:

1. Anonyme Erhebung

Bei einer anonymen Erhebung erhält das zuständige Befragungsinstitut keine Informationen zu den befragten Personen. Je nach Durchführungsvariante wird die Anonymität auf unterschiedliche Art und Weise garantiert:

• Papierbefragungen, die zufällig verteilt werden
• Online-Befragungen über einen für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer identen Zugangslink (sofern keine IP-Adressen gespeichert werden)
• Online-Befragungen über zufällig verteilte Zugangscodes

2. Anonymisierte Erhebung

Bei einer anonymisierten Erhebung besteht zwar ein gewisses Maß an Personenbezug, dieser ist aber über organisatorische Maßnahmen des Datenschutzes geschützt. Rückschlüsse sind daher nur unter erheblichem und unverhältnismäßig großem Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft möglich.

Die Durchführung einer anonymisierten Erhebung kann daher (aus der Sicht des vom Datenschutz Betroffenen) mit einer anonymen Erhebung gleichgesetzt werden. Als Beispiel für diesen Vorgang gilt die klassische Online-Befragung per E-Mail-Einladung.

Dabei werden meist zufallsgenerierte Zugangscodes verwendet. Eine (zeitweise) bestehende Verknüpfung zwischen E-Mail-Adresse, Online-Umfrage und abgegebenen Antworten kann über technische Maßnahmen gemildert werden. Zum Beispiel durch die Lagerung der Daten in unterschiedlichen Tabellen, eine Pseudoanonymisierung oder die Trennung der Ergebnisdaten und Kommunikationsdaten nach Ausfüllen des Fragebogens.

3. Vertrauliche Erhebung

Als dritte Variante, um die Erhebungsphase einer Mitarbeiterbefragung anonym zu gestalten, gilt die vertrauliche Erhebung.  Diese Art der Datenerhebung wird auf den ersten Blick oft nicht bedacht, findet sich in der Praxis aber in zwei verschiedenen Versionen:

Version 1: Bei Mitarbeiterbefragungen (vor allem in den USA) werden Fragebögen im Hintergrund häufig mit Datensätzen aus der Personalabteilung verbunden. Solche Befragungen werden auch als „attribuierte“ oder „vorkodierte Befragungen“ bezeichnet. Sie verfolgen dabei meist nicht das Ziel, eine bestimmte Person zu identifizieren, sondern wollen die maximale Qualität. Sie verknüpfen Daten über Geschlecht, Alter oder die Position direkt mit den Antworten der Mitarbeiterbefragung. Dies führt jedoch dazu, dass die Erhebung oft nicht mehr anonym und auch nicht mehr anonymisiert ist. Die Vertraulichkeit sowie die Professionalität des erhebenden Institutes sind nurmehr die einzigen Eckpfeiler, die für eine Anonymisierung in der nachfolgenden Auswertung sorgen können.

Version 2: Die zweite Art, eine vertrauliche Erhebung durchzuführen, findet sich zum Beispiel bei Interviews oder Arbeitsplatzbegehungen. Hier hat die Interviewerin oder der Interviewer meist eine sehr genau Kenntnis über die zu befragende Person. Die erhobenen Informationen werden in diesem Szenario jedoch vertraulich behandelt.

So bleibt die Auswertung Ihrer Mitarbeiterbefragung anonym

Die Anonymität der Erhebung stützt die Anonymität der Auswertung. Bei der Auswertung gelten allerdings andere Kriterien und Maßnahmen. Bei der Befragungsauswertung geht es nämlich nicht mehr rein um den direkten Personenbezug. Aus den anonym erhobenen Daten lassen sich Kombinationen von Merkmalen erkennen, die Menschen identifizierbar machen können.

Um die Anonymität der Befragten zu garantieren, sollten Sie daher im Befragungs- und Auswertungsprozess folgende fünf Prinzipien beachten:

1. Sparsame Datenerhebung („privacy by default“)

Fragebögen sollten so konstruiert werden, dass personenbezogene Zusatzfragen (sogenannte Soziodemographika) auf ein zweckmäßiges Minimum reduziert werden.

2. Anonymisierung durch Aggregation

Die Auswertung von Befragungsdaten erfolgt stets aggregiert für die jeweilige Auswertungseinheit (zum Beispiel in Form von Abteilungen einer Mitarbeiterbefragung).

3. Mindestauswertungsgrenze (primäre Geheimhaltung)

Die Auswertung erfolgt nur für Auswertungseinheiten, die eine bestimmte Mindestauswertungsgrenze (= Zahl an ausgefüllten Fragebögen) erreichen. Diese Mindestauswertungsgrenze wird in Kundenprojekten individuell definiert und schriftlich fixiert. Ergebnisse unter der Auswertungseinheit werden nicht gesondert dargestellt. Diese können weiter mit anderen Einheiten kombiniert werden oder fließen ohne weitere Differenzierung in das Gesamtergebnis ein (siehe sekundäre Geheimhaltung).

4. Vermeidung der Differenzbildung (sekundäre Geheimhaltung)

Zusätzlich zur Mindestauswertungsgrenze werden auch jene Einheiten ausgeblendet oder nicht ausgewertet, aufgrund derer durch eine Differenzbildung die ausgeblendete bzw. nicht ausgewertete Einheit ggf. berechenbar wäre. Primäre und sekundäre Geheimhaltung gehen daher Hand in Hand und können nicht voneinander getrennt werden.

5. Vermeidung von Kreuzauswertungen

Zudem sind Kreuzauswertungen weitestgehend zu vermeiden. Auch wenn Mindestauswertungsgrenzen in diesem Fall greifen würden, ist die Vermeidung der Kombination unterschiedlicher Soziodemographika eine Notwendigkeit, die zur Anonymität einer Mitarbeiterbefragung beiträgt.

Datenschutz als Haltung

Eins wird deutlich, wenn man eine Mitarbeiterbefragung anonym durchführen möchte: Es macht einen Unterschied, ob man sie als „anonym“ oder „anonymisiert“ ankündigt. Weiter macht auch einen Unterschied, ob davon gesprochen wird, dass Daten „anonym erhoben“ oder „anonymisiert ausgewertet“ werden. Wagen Sie also einen sorgsamen und kritischen Blick auf Ihre nächste Mitarbeiterbefragung – besonders im Hinblick auf ihre Durchführung.

Unsere langjährige Expertise in der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen zeigt, dass bei professioneller Durchführung sowie entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen die Erhebung (bei anonymer bzw. anonymisierter Auswertung) das gleiche Maß an faktischer Anonymität für die Befragten bietet. Datenschutz ist ein Fachgebiet – Daten zu schützen, eine Haltung, die sich in jedem einzelnen Handgriff einer Mitarbeiterbefragung ausdrückt.