Die eigentliche Herausforderung lag nicht in der Durchführung der Befragung, sondern in den Monaten davor.

Mitarbeitendendaten aus 21 Ländern mussten harmonisiert, Reportingstrukturen definiert und 20 Sprachversionen koordiniert werden. Zusätzlich erhöhten auch die unterschiedlichen Organisationsstrukturen und lokalen Anforderungen die Komplexität des Projekts. Damit aus vielen lokalen Realitäten ein gemeinsamer Befragungsprozess entstehen konnte, war eine enge internationale Abstimmung erforderlich.

Eine Schlüsselrolle übernahmen dabei die 21 Local Country Coordinators. Sie fungierten als Bindeglied zwischen zentraler Projektsteuerung und lokaler Umsetzung und sorgten dafür, dass Informationen, Anforderungen und Entscheidungen zuverlässig in beide Richtungen fließen konnten.

Gemeinsam schufen Baumit und vieconsult die Voraussetzungen für einen der bislang größten gruppenweiten Feedbackprozesse des Unternehmens:

• Koordination aller Projektphasen und zentralen Arbeitspakete
• Definition von Zielgruppen und Reportingstrukturen
• Harmonisierung der Mitarbeitendendaten
• Umsetzung von 20 Sprachversionen der Befragung und aller Begleitkommunikationen
• Internationale Kommunikationsplanung und -abstimmung
• Bereitstellung persönlicher Zugangscodes für Mitarbeitende ohne eigenen PC-Arbeitsplatz
• Internationales Befragungsmonitoring und Reporting über SurveyHUB

Trotz der Komplexität des Projekts verlief die Befragung zur vollen Zufriedenheit des Kunden. Ausschlaggebend dafür waren nicht nur die strukturierte Prozessbegleitung durch vieconsult, sondern auch die hohe Verlässlichkeit, das starke Miteinander und die ausgeprägte Verantwortungskultur innerhalb der internationalen Organisation von Baumit.

Was von Anfang an klar war: Die Technik schuf die Grundlage für eine erfolgreiche Befragung. Ob die Mitarbeitenden jedoch tatsächlich teilnehmen und ehrliches Feedback geben, hängt maßgeblich von ihrem Vertrauen in den Prozess ab. Da Kommunikation insbesondere bei internationalen Befragungsprojekten entscheidend für Akzeptanz, Vertrauen und Teilnahmequote ist, setzte Baumit von Beginn an auf eine umfassende und sorgfältig geplante Kommunikationskampagne.

Eine besondere Stärke des Projekts war dabei die enge Zusammenarbeit zwischen Christina Casey, Chief People & Organization Officer, und Sarah Weidinger, International Marketing Manager von Baumit. Durch die Verbindung von HR- und Kommunikationskompetenz konnten strategische Ziele und professionelle interne Kommunikation optimal miteinander verbunden werden.

Gemeinsam mit vieconsult entstand ein Kommunikationspaket für alle 21 Länder. Zentrale Leitlinien wurden mit hoher lokaler Flexibilität kombiniert, sodass die Länderorganisationen die Inhalte an ihre jeweiligen Gegebenheiten und Zielgruppen anpassen konnten.

Zum Einsatz kamen unter anderem:

• Persönliche Videobotschaften von CEO und Eigentümer mit mehrsprachigen Untertiteln
• Digitale Kommunikationssujets für interne Kanäle
• FAQ-Unterlagen für maximale Transparenz
• persönliche Kommunikation durch Führungskräfte als zentrale Multiplikator:innen
• die Festigung der Rolle der Local Country Coordinators als direkte Ansprechpersonen für die Mitarbeitenden vor Ort

Die Kommunikationsmaßnahmen verfolgten drei zentrale Ziele: Transparenz schaffen, Vertraulichkeit erklären und den konkreten Nutzen der Befragung sichtbar machen. Dadurch entstand bereits vor dem Start ein hohes Maß an Vertrauen.

Nach Start der Kommunikationskampagnen in allen Ländern waren die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen, um maximale Beteiligung an der Befragung zu ermöglichen.

Internationale Zusammenarbeit erfolgreich gestaltet. – Erstmals wurden Mitarbeitende aus der gesamten Baumit Gruppe in einem gemeinsamen Employee Listening Prozess zusammengeführt. Die erfolgreiche Koordination von 21 Ländern, 20 Sprachen und zahlreichen lokalen Verantwortlichen zeigt, was durch professionelle Projektsteuerung und partnerschaftliche Zusammenarbeit möglich ist.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe – Von den Auftraggeber:innen über die Local Country Coordinators bis hin zu den einzelnen Standorten war das Projekt von hoher Verbindlichkeit, Offenheit und gegenseitigem Vertrauen geprägt. Diese Kultur war ein wesentlicher Erfolgsfaktor während des gesamten Projekts.

Der Beginn einer gemeinsamen Lernreise – Die Befragung liefert nicht nur wertvolle Erkenntnisse, sondern markiert den Start eines langfristigen Dialogs mit den Mitarbeitenden. Sie schafft die Voraussetzungen für eine datenbasierte Weiterentwicklung der Organisation über Ländergrenzen hinweg.